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Interactive Voice Response (IVR)

Ashley Ware avatar
Verfasst von Ashley Ware
Vor über 2 Monaten aktualisiert

Interactive Voice Response (IVR)

Interactive Voice Response (IVR) ist ein Telefonsystem, bei dem sich Benutzer für den Arbeitstag an- und abmelden. Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen können damit bestimmte Aspekte von Transport- und Bettenreinigungsaufträgen annehmen, deren Status ändern oder aktualisieren und Aufgabenzuweisungen angeben. Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen können das IVR verwenden, um den Status eines Patienten in „Überweisung ausstehend“, „Entlassung ausstehend“ oder „Entlassung bestätigt“ zu ändern oder um den Status „Entlassung ausstehend“ oder „Entlassung bestätigt“ eines Patienten zu stornieren.
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Wo Sie diese Funktion finden: Capacity IQ® EVS-Anwendung, Capacity IQ® Transport-Anwendung, Capacity IQ® PreAdmit-Anwendung.
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Funktionsweise der interaktiven Sprachausgabe (IVR)

Funktionalität

  • Das IVR-System kann zur Ausführung einer Reihe von auftrags- und mitarbeiterbezogenen Aufgaben in der Capacity IQ® EVS-Anwendung und der Capacity IQ® Transport-Anwendung verwendet werden.

  • In der Capacity IQ®-Transportanwendung verwenden Vorgesetzte, Anforderer und Transportmitarbeiter die IVR, um transportbezogene Aufgaben zu erledigen, wie z. B.:

    • Annehmen eines Transportauftrag

    • Erstellen einer Anforderung für einen ambulanten Transport

    • Anhören von Transportstatistiken

Anforderer, Vorgesetzte der Abteilung für Umweltdienste und Mitarbeiter verwenden die IVR, um Aufgaben im Zusammenhang mit der Bettenreinigung zu erledigen, wie z. B.:

  • Erstellen oder Stornieren von Anforderungen für Bettenreinigungsaufträge

  • Ändern der Bettgröße

  • Zuweisen von Bettenreinigungsaufträgen

  • Annahme von Bettreinigungsaufträgen

  • Aussetzen, Verzögern oder Stornieren von Bettreinigungsaufträgen

  • Wiederaufnahme von verzögerten oder ausgesetzten Aufträgen

  • Anforderer der Capacity IQ®-PreAdmit-Anwendung können über die IVR den Status „Ausstehende Entlassung“, „Bestätigte Entlassung“ oder „Ausstehende Verlegung“ eines Patienten festlegen oder stornieren.

  • Ihre Fähigkeit, Aufgaben in der IVR auszuführen, hängt von den Ihnen erteilten Berechtigungen ab.

    • Beispielsweise können einige Fahrer sich selbst zu bestimmten Aufträgen entsenden, andere hingegen nicht.

    • Einige Bettenreiniger können Betten sperren, andere hingegen nicht.

    • Darüber hinaus sind einige Benutzer berechtigt, Wartungsfunktionen im Sprachdialogsystem auszuführen, wie z. B. die Aufzeichnung von Sprachdateien (VOX-Dateien) für die Capacity IQ® Transport-Anwendung oder die Aufzeichnung von VOX-Dateien für die Capacity IQ® EVS-Anwendung.

  • Bevor Sie Benutzer einrichten und Benutzer-IDs und IVR-IDs zuweisen, konfigurieren Sie die Anmeldeeinstellungen, indem Sie beispielsweise die Parameter und Beschränkungen für Benutzer-IDs und IVR-IDs festlegen.

  • IVR-PINs werden verwendet, um den sicheren Zugriff auf das IVR-System und das interaktive Wanddisplay des Patientenverfolgungsportals zu gewährleisten, indem PIN-Anforderungen und Ablaufregeln festgelegt werden.

  • Sie können IVR-PIN-Einstellungen konfigurieren, um:

    • IVR-PINs zu erfordern oder die Anforderung zu entfernen.

    • die Anzahl der Tage festzulegen, nach denen die IVR-PINs der Benutzer ablaufen.

    • eine Mindestanzahl von Zeichen für eine IVR-PIN festzulegen.

Erforderliche Berechtigungen und Mitgliedschaften:

  • Berechtigung „Admin Tool Menu“, um auf „Admin > Settings > Capacity Management“ zuzugreifen.

  • Berechtigung „Enterprise Wide Settings“, um diese Aufgabe abzuschließen.

    • Ein Vertreter von TeleTracking Technologies kann bei der Aktivierung dieser Berechtigung helfen.

  • Bearbeitungsrechte zum Ändern von Informationen; Anzeigerechte zum Anzeigen von Informationen, ohne diese zu ändern.

  • Mitgliedschaftstyp „Alle“ mit aktivierten Verwaltungsrechten oder Mitgliedschaftstyp „Festgelegt“ mit Mitgliedschaft auf Campusebene und aktivierten Verwaltungsrechten für den Campus.

Arbeitsabläufe

Anmeldungs-Einstellungen konfigurieren

  1. Gehen Sie zu Admin Tool > Unternehmensverwaltung > Unternehmensweite Einstellungen oder Admin > Einstellungen > Kapazitätsverwaltung > Unternehmensverwaltung > Unternehmensweite Einstellungen.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Unternehmensweite Einstellungen.

  3. Führen Sie im Abschnitt Anmeldungs-Einstellungen die folgenden Schritte aus, um Parameter für Benutzer-IDs und IVR-IDs festzulegen:

    • Benutzer-ID Min. Zeichen: Geben Sie die Mindestanzahl der für eine Benutzer-ID zulässigen Zeichen ein (z. B. 6).

    • Benutzer-ID Max. Zeichen: Geben Sie die Höchstzahl der für eine Benutzer-ID zulässigen Zeichen ein (z. B. 10).

    • IVR-ID Min. Zeichen: Geben Sie die Mindestanzahl der für eine IVR-ID zulässigen Zeichen ein (z. B. 6).

    • IVR-ID Max. Zeichen: Geben Sie die maximale Anzahl der für eine IVR-ID zulässigen Zeichen ein (z. B. 4).

    Hinweis: Eine IVR-ID darf nicht mehr als 10 Zeichen umfassen.

Mehrfachanmeldung mit Benutzer-ID:

  • Um mehrere Anmeldungen mit derselben Benutzer-ID oder IVR-ID zuzulassen, klicken Sie auf die graue Schaltfläche „Deaktiviert“, um sie in „Aktiviert“ zu ändern.

  • Um mehrere Anmeldungen mit derselben Benutzer-ID oder IVR-ID zu verhindern, klicken Sie auf die grüne Schaltfläche „Aktiviert“, um sie in „Deaktiviert“ zu ändern.

Hinweis: Wenn Sie speichern und eine Meldung angezeigt wird, stellen Sie sicher, dass alle rot markierten Felder ausgefüllt sind.
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Konfigurieren der IVR-PIN-Einstellungen:

  1. Gehen Sie zu „Admin“ > „Einstellungen“ > „Kapazitätsverwaltung“ > „Unternehmensverwaltung“ > „Unternehmensweite Einstellungen“.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte „Unternehmensweite Einstellungen“.

  3. Führen Sie im Abschnitt „IVR-PIN-Einstellungen“ die folgenden Schritte aus:

    • IVR-PIN: Wenn die grüne Schaltfläche „Aktiviert“ angezeigt wird, sind IVR-PINs erforderlich. Um PINs zu erfordern, klicken Sie auf die graue Schaltfläche „Deaktiviert“, um sie in „Aktiviert“ zu ändern. Um die Anforderung zu entfernen, klicken Sie auf die grüne Schaltfläche „Aktiviert“, um sie in „Deaktiviert“ zu ändern.

    • IVR-PIN-Ablauf (Tage): (Nur verfügbar, wenn IVR-PINs aktiviert sind.) Geben Sie die Anzahl der Tage ein, nach denen IVR-PINs ablaufen (1 bis 2.000.000 Tage).

      • Hinweis: Wenn Benutzer zum ersten Mal eine neue PIN eingeben, werden sie aufgefordert, diese unabhängig vom festgelegten Ablaufdatum zu ändern.

    • IVR-PIN Mindestanzahl Zeichen: (Nur verfügbar, wenn IVR-PINs aktiviert sind.) Geben Sie die Mindestanzahl an Zeichen für eine IVR-PIN ein (größer als 0).

      • Hinweis: Wenn Sie speichern und eine Meldung angezeigt wird, stellen Sie sicher, dass alle rot markierten Felder ausgefüllt wurden.

IVR-Anweisungen für Capacity IQ® EVS-Anforderer

Als Anforderer können Sie das Interactive Voice Response (IVR)-System verwenden, um verschiedene Aufgaben auszuführen. Ihre Fähigkeit, Aufgaben im IVR auszuführen, hängt von den Ihnen gewährten Berechtigungen ab. Diese Funktion dient der Optimierung der Aufgabenverwaltung und wird immer dann verwendet, wenn Sie per Telefon mit dem Capacity IQ® EVS-System interagieren müssen.
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So finden Sie diese Funktion: Sie können auf das IVR-System zugreifen, indem Sie die von Ihrem Administrator bereitgestellte Telefonnummer wählen.

Funktionsweise der IVR-Anweisungen für Capacity IQ® EVS-Anforderer

Funktionsweise

  • Der Administrator konfiguriert Einstellungen, die die IVR-ID-Nummer bestimmen, die Sie zur Anmeldung verwenden.

  • Capacity IQ® EVS-Anforderer können sich über IVR anmelden, Aufträge zur Bettenreinigung erstellen, Reinigungsaufträge stornieren, Bettenreservierungen erstellen, Bettgrößen ändern, Bettenreservierungsanfragen eingeben und sich abmelden.

    • Ein Bett wird in der Regel reserviert, wenn Wartungsarbeiten wie Malerarbeiten im Zimmer durchgeführt werden.

    • Benutzer, die versuchen, einen Patienten einem reservierten Bett zuzuweisen, erhalten eine Meldung, dass das Bett den Status „Reserviert“ hat, können das Bett aber dennoch zuweisen.

    • Kein EVS-Mitarbeiter kann zu dem Bett geschickt werden, bis die Sperrung aufgehoben wird.

    • Sie können ein Bett nicht sperren, wenn der Status des Bettes „In Bearbeitung“ lautet.

    • Sie müssen über die Berechtigung „Betten sperren“ verfügen, um ein Bett sperren zu können.

  • Bei der Anmeldung:

    • Wenn Sie über eine variable Mitgliedschaft verfügen, melden Sie sich auf einem Computer bei der Capacity IQ® EVS-Anwendung an, um Ihre Mitgliedschaft auszuwählen.

    • Geben Sie bei Aufforderung die Geräte-ID-Nummer ein, die Ihrem Paging-Gerät zugewiesen wurde.

    • Wenn Sie ein Vocera-Paging-Gerät verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie eine Vocera-Benutzer-ID in Ihrem Profil haben und sich sowohl beim IVR als auch beim Vocera-Gerät anmelden.

  • Mitarbeiter können keine Anforderung für die Bettenreinigung für ein Bett mit dem Status „Spill Clean“ erstellen.

  • Sie können die Größe eines Bettes (ob es sich um ein Bett für einen Erwachsenen, ein Kind oder ein Kleinkind handelt) in der Datenbank ändern.

    • Sie müssen über die Berechtigung „Change Bed Size“ verfügen, um die Größe eines Bettes ändern zu können.

Arbeitsabläufe

Anmelden

  1. Wählen Sie die Telefonnummer für das IVR-System.

  2. Geben Sie Ihren numerischen IVR-ID-Code ein und drücken Sie dann #.

  3. Geben Sie bei Aufforderung Ihre Campus-ID ein.

  4. Geben Sie bei Aufforderung Ihre PIN ein und drücken Sie dann #.

    • Wenn Ihre PIN abgelaufen ist, befolgen Sie die Anweisungen, um sie zu ändern.

  5. Geben Sie Ihre IVR-ID und Ihre neue PIN ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

Erstellen einer Anfrage für einen Bettenreinigungsauftrag

  1. Wählen Sie die Telefonnummer für das IVR-System.

  2. Geben Sie Ihre IVR-ID-Nummer ein und drücken Sie dann #.

  3. Geben Sie bei Aufforderung Ihre PIN ein und drücken Sie dann #.

    • Wenn Ihre PIN abgelaufen ist, befolgen Sie die Anweisungen, um sie zu ändern.

  4. Geben Sie bei Aufforderung den IVR-ID-Code des Campus ein.

  5. Drücken Sie 1, um eine Reinigungsanfrage einzugeben.

  6. Geben Sie den IVR-ID-Code des Bettes ein.

    • Sie werden über den Status des Bettes informiert und zu den entsprechenden Menüoptionen weitergeleitet.

Menüoptionen für den Bettstatus:

  • Reinigungsanfrage stornieren: 1 drücken

  • Verschmutzt: 3 drücken

  • Reinigen Weiter: 4 drücken

  • Status: 5 drücken

  • UDEF 8: 8 drücken

  • UDEF 9: 9 drücken

  • Zurück zum Hauptmenü: * drücken

  • Anruf beenden: # drücken

Das System fordert Sie auf, den Status zu bestätigen:

  • Akzeptieren: 1 drücken

  • Status ändern: 2 drücken

  • Zurück zum Hauptmenü: * drücken

  • Beenden des Anrufs ohne Anforderung einer Statusänderung: Drücken Sie #

Stornieren einer Reinigungsanforderung

  1. Wenn Sie in Schritt 6 unter „So erstellen Sie eine Anforderung für eine Bettenreinigung“ die 1 gedrückt haben und die Ursachencodes aktiviert sind, werden Sie aufgefordert, einen Ursachencode einzugeben.

  2. Geben Sie einen Ursachencode ein. Das System bestätigt die Betten-ID und den Grund für die Stornierung.

Menüoptionen:

  • Zum Akzeptieren: Drücken Sie 1

  • Zum Ändern des Grundes: Drücken Sie 2

  • Erneut anhören: Drücken Sie 8

  • Zum Hauptmenü zurückkehren: Drücken Sie *

  • Um den Anruf zu beenden, ohne den Reinigungsauftrag zu stornieren: Drücken Sie #

Erstellen eines Reinigungsauftrags für verschüttete Flüssigkeiten

  1. Wählen Sie die Telefonnummer für das IVR-System.

  2. Geben Sie Ihre IVR-ID-Nummer ein und drücken Sie dann #.

  3. Geben Sie bei Aufforderung Ihre PIN ein und drücken Sie dann #.

    • Wenn Ihre PIN abgelaufen ist, befolgen Sie die Anweisungen, um sie zu ändern.

  4. Geben Sie bei Aufforderung den IVR-ID-Code des Campus ein.

  5. Drücken Sie 3, um eine Anforderung zur Reinigung von Verschüttungen einzugeben.

  6. Geben Sie den IVR-ID-Code des Bettes ein.

    • Sie werden über den Status des Bettes informiert und zu den entsprechenden Menüoptionen weitergeleitet.

Menüoptionen

  • Akzeptieren: Drücken Sie 1

  • Verschüttungstyp ändern: Drücken Sie 2

  • Nochmal anhören: Drücken Sie 8

  • Zurück zum Hauptmenü: Drücken Sie *

  • Anruf beenden: Drücken Sie #

Ändern der Bettgröße

  1. Wählen Sie die Telefonnummer für das IVR-System.

  2. Geben Sie Ihre IVR-ID-Nummer ein und drücken Sie dann #.

  3. Geben Sie bei Aufforderung Ihre PIN ein und drücken Sie dann #.

    • Wenn Ihre PIN abgelaufen ist, befolgen Sie die Anweisungen, um sie zu ändern.

  4. Geben Sie bei Aufforderung den IVR-ID-Code des Campus ein und drücken Sie dann #.

  5. Drücken Sie 1, um Anforderungsfunktionen auszuführen.

  6. Drücken Sie 4.

  7. Geben Sie die IVR-ID-Nummer für das Bett ein, für das die Bettgrößenänderung gilt.

  8. Geben Sie den neuen Größencode für das Bett ein und drücken Sie dann #.

Menüoptionen

  • Zum Akzeptieren: Drücken Sie 1

  • Zum Eingeben einer anderen Bett-ID: Drücken Sie 2

  • Zum Ändern der Bettgröße: Drücken Sie 3

  • Zum Abbrechen und Zurückkehren zum vorherigen Menü: Drücken Sie *

  • Zum Beenden des Anrufs: Drücken Sie #

Eingabe einer Anfrage für ein Blockbett

  1. Wählen Sie die Telefonnummer für das IVR-System.

  2. Geben Sie Ihre IVR-ID-Nummer ein und drücken Sie dann #.

  3. Geben Sie bei Aufforderung Ihre PIN ein und drücken Sie dann #.

    • Wenn Ihre PIN abgelaufen ist, befolgen Sie die Anweisungen, um sie zu ändern.

  4. Geben Sie bei Aufforderung den IVR-ID-Code des Campus ein und drücken Sie dann #.

  5. Drücken Sie 1, um Anforderungsfunktionen auszuführen.

  6. Drücken Sie 5. Sie werden aufgefordert, die IVR-ID-Nummer des Bettes einzugeben.

Menüoptionen

  • Bett sperren: Drücken Sie 1

  • Anderes Bett eingeben: Drücken Sie 2

  • Gesperrtes Bett freigeben: Drücken Sie 3

  • Grund für ein gesperrtes Bett aktualisieren (wenn die Grundcodes aktiviert sind): Drücken Sie 4

  • Erneut anhören: Drücken Sie 8

  • Zum Hauptmenü zurückkehren: Drücken Sie *

  • Anruf beenden: Drücken Sie #

Hinweis:

  • Wenn das Bett bereits gesperrt ist, wird die Option zum Entsperren des Bettes angezeigt.

Menüoptionen nach Bestätigung

  • Zum Akzeptieren: Drücken Sie 1

  • Zum Aktualisieren des Grundes für die Bettensperre: Drücken Sie 2

  • Zum erneuten Hören: Drücken Sie 8

  • Zum Zurückkehren zum vorherigen Menü: Drücken Sie *

  • Zum Beenden des Anrufs: Drücken Sie #

Abmelden

  1. Melden Sie sich bei der Capacity IQ® EVS-Anwendung auf einem Computer an, um sich vom IVR abzumelden.

  2. Melden Sie sich ab.

IVR-Anweisungen für EVS-Aufsichtspersonen

Aufsichtspersonen für Umweltdienste (EVS) mit den entsprechenden Berechtigungen können das Interactive Voice Response (IVR)-System verwenden, um Aufgaben wie die Zuweisung von Bettenreinigungsaufträgen auszuführen. Aufsichtspersonen können auch Aufgaben ausführen, die von EVS-Mitarbeitern (z. B. Verzögerung eines Bettenreinigungsauftrags) und Anforderern (z. B. Anforderung eines Bettenreinigungsauftrags) ausgeführt werden. Außerdem können Vorgesetzte mit den entsprechenden Berechtigungen IVR-Wartungsaufgaben durchführen (z. B. VOX-Dateien aufzeichnen). EVS-Vorgesetzte verwenden diese Funktion, um Bettreinigungsaufgaben effizient zu verwalten und zuzuweisen. Sie wird verwendet, wenn Vorgesetzte Reinigungsaufgaben überwachen und delegieren müssen, um eine rechtzeitige und effektive Reinigung sicherzustellen.

Wo Sie diese Funktion finden: Diese Funktion ist über das IVR-System und die Capacity IQ® EVS-Anwendung zugänglich.

Funktionsweise von IVR-Anweisungen für EVS-Vorgesetzte

Funktionalität

  • EVS-Supervisoren können das IVR-System verwenden, um je nach Berechtigung verschiedene Aufgaben auszuführen.

  • Der Administrator konfiguriert Einstellungen, die den für die Anmeldung verwendeten IVR-ID-Code bestimmen.

  • Um auf das Supervisor-Menü zuzugreifen, benötigen Sie die Berechtigung „Supervisor Workflow“.

  • Supervisoren können das IVR verwenden, um Bettenreinigungsaufträge zuzuweisen.

Arbeitsabläufe

Anmelden

  1. Wählen Sie die Telefonnummer für das IVR-System.

  2. Geben Sie Ihren numerischen IVR-ID-Code ein und drücken Sie dann #.

  3. Geben Sie bei Aufforderung Ihre Campus-ID und PIN ein und drücken Sie dann #.

  4. Wenn Ihre PIN abgelaufen ist, befolgen Sie die Anweisungen, um sie zu ändern.

  5. Geben Sie bei Aufforderung die IVR-ID für den Campus ein, mit dem Sie arbeiten, und drücken Sie dann #.

  6. Geben Sie bei Aufforderung die Geräte-ID-Nummer ein oder drücken Sie #.

Menüauswahl

  • Anforderer: Drücken Sie 1

  • Vorgesetzter: Drücken Sie 2

  • Mitarbeiter: Drücken Sie 3

  • Wartung: Drücken Sie 4

Zuweisen eines Bettenreinigungsauftrags

  1. Melden Sie sich an und wählen Sie das Supervisor-Menü (drücken Sie 2).

  2. Geben Sie den IVR-ID-Code des Campus ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden, und drücken Sie dann #.

  3. Geben Sie den Pager-ID-Code ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden, und drücken Sie dann #.

  4. Geben Sie die IVR-ID-Codes für Abschnitt und Zone ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden, und drücken Sie dann #.

  5. Drücken Sie im Supervisor-Menü die 1.

  6. Geben Sie die Betten-ID-Nummer ein und drücken Sie dann #.

  7. Wählen Sie einen Mitarbeiter aus (drücken Sie 1) und geben Sie die ID des Mitarbeiters gefolgt von # ein.

  8. Folgen Sie den Aufforderungen, um die Benachrichtigung zu akzeptieren, zu ändern oder erneut anzuhören.

Abmelden

  1. Melden Sie sich auf einem Computer bei der Capacity IQ® EVS-Anwendung an.

  2. Melden Sie sich sofort wieder ab.

IVR-Anweisungen für EVS-Mitarbeiter

Mitarbeiter des Umweltdienstes (EVS) verwenden das Interactive Voice Response (IVR)-System, um verschiedene Aufgaben zu erledigen. Die Berechtigungen bestimmen die Aufgaben, die Sie ausführen können. Diese Funktion wird von EVS-Mitarbeitern verwendet, um Arbeitsaufträge und Status zu verwalten.

Wo Sie diese Funktion finden: IVR-System über das Telefon.

Wie IVR-Anweisungen für EVS-Mitarbeiter funktionieren

Funktionalität

  • Der Administrator konfiguriert Einstellungen, die Folgendes bestimmen:

    • den IVR-ID-Code für die Anmeldung

    • ob Sie ein festes oder variables Paging-Gerät haben

    • Aufgabenzuweisungen:

      • Feste Zuweisung: Immer in denselben Abschnitten und Zonen, mit potenziellen Bettenreinigungsaufgaben in anderen Bereichen

      • Variable Zuweisung: Wählen Sie bei jeder Anmeldung Abschnitte und Zonen aus, wie von Ihrem Vorgesetzten angewiesen

      • Keine: Keine Zuweisungen

  • EVS-Mitarbeiter können sich über IVR anmelden, Mittagspause/Pause machen, einen Bettreinigungsauftrag verzögern, aussetzen, fortsetzen oder abbrechen, den Status eines Bettes ändern und sich abmelden.

Arbeitsabläufe

So melden Sie sich an

  1. Wählen Sie die Telefonnummer des IVR-Systems.

  2. Geben Sie Ihren numerischen IVR-ID-Code ein.

  3. (Wenn Sie dazu aufgefordert werden) Geben Sie Ihre PIN ein und drücken Sie dann #.

    • Wenn Ihre PIN abgelaufen ist, befolgen Sie die Anweisungen, um sie zu ändern.

  4. (Bei Aufforderung) Geben Sie die Geräte-ID-Nummer ein.

    • Überspringen Sie diesen Schritt, wenn Sie ein festes Gerät haben.

    • Bei Vocera-Geräten stellen Sie sicher, dass Sie eine Vocera-Benutzer-ID in Ihrem Profil haben.

Wiederaufnahme eines unterbrochenen Bettenreinigungsauftrags

  1. Melden Sie sich an.

  2. Wenn Sie zu einem unterbrochenen Bett aufgefordert werden, wählen Sie:

    • Drücken Sie 1, um die Reinigung fortzusetzen (der Status ändert sich zu „Ausgeführt“).

    • Drücken Sie *, um zum Hauptmenü zurückzukehren.

    • Drücken Sie 8, um die Auftragsdetails erneut zu hören.

Einen neuen Auftrag erhalten und annehmen

  1. Wählen Sie die Telefonnummer des IVR-Systems.

  2. Geben Sie Ihre IVR-ID-Nummer ein und drücken Sie dann #.

  3. (Wenn Sie dazu aufgefordert werden) Geben Sie Ihre PIN ein und drücken Sie dann #.

    • Wenn Ihre PIN abgelaufen ist, befolgen Sie die Anweisungen, um sie zu ändern.

  4. Wählen Sie eine Option:

    • Drücken Sie 1, um einen neuen Auftrag anzunehmen.

      • Das IVR-System beschreibt die Bettgröße. Drücken Sie 1, um zu akzeptieren.

    • Drücken Sie 2, um eine genehmigte Pause einzulegen.

    • Drücken Sie 3, um sich für den Tag abzumelden.

    • Drücken Sie 4, um die Bettgröße zu ändern (Sondergenehmigung erforderlich).

    • Drücken Sie 5, um ein Bett zu sperren (Sondergenehmigung erforderlich).

    • Drücken Sie 7, um die Mitarbeiterfunktion wieder aufzunehmen (wenn Sie nicht als Bettenreiniger tätig sind).

    • Drücken Sie 8, um das Menü zu wiederholen.

    • Beenden Sie den Anruf.

Ändern des Bettstatus in „In Bearbeitung“ oder „Sauber“

  1. Wählen Sie die Telefonnummer des IVR-Systems.

  2. Geben Sie Ihre IVR-ID-Nummer ein und drücken Sie dann #.

  3. (Wenn Sie dazu aufgefordert werden) Geben Sie Ihre PIN ein und drücken Sie dann #.

    • Wenn Ihre PIN abgelaufen ist, befolgen Sie die Anweisungen, um sie zu ändern.

  4. Drücken Sie 1, um einen neuen Auftrag anzunehmen.

  5. Geben Sie eine ID für ein schmutziges Bett ein.

  6. Drücken Sie 1, um zu akzeptieren.

Aufschieben eines Bettenreinigungsauftrags

  1. Wählen Sie die Telefonnummer des IVR-Systems.

  2. Geben Sie Ihre IVR-ID-Nummer ein und drücken Sie dann #.

  3. (Wenn Sie dazu aufgefordert werden) Geben Sie Ihre PIN ein und drücken Sie dann #.

    • Wenn Ihre PIN abgelaufen ist, befolgen Sie die Anweisungen, um sie zu ändern.

  4. Drücken Sie 1, um einen neuen Auftrag anzunehmen.

  5. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, geben Sie eine Betten-ID ein, die nicht „In Bearbeitung“, „Gesperrt“ oder „Verzögert“ ist.

  6. Drücken Sie 3.

    • Geben Sie bei Bedarf einen Grundcode für die Verzögerung ein.

  7. Drücken Sie 1, um zu akzeptieren.

Wiederaufnahme eines verzögerten Bettenreinigungsauftrags

  1. Wenn der Status des Bettes „Verzögert“ lautet, wählen Sie die Telefonnummer des IVR-Systems.

  2. Geben Sie Ihre IVR-ID-Nummer ein und drücken Sie dann #.

  3. (Wenn Sie dazu aufgefordert werden) Geben Sie Ihre PIN ein und drücken Sie dann #.

    • Wenn Ihre PIN abgelaufen ist, befolgen Sie die Anweisungen, um sie zu ändern.

  4. Drücken Sie 1, um einen neuen Auftrag zu übernehmen.

  5. Geben Sie die ID des verzögerten Bettes ein.

  6. Drücken Sie 1, um den Auftrag zu starten (der Status ändert sich zu „In Bearbeitung“).

Unterbrechen eines Bettenreinigungsauftrags

  1. Wählen Sie die Telefonnummer des IVR-Systems.

  2. Geben Sie Ihre IVR-ID-Nummer ein und drücken Sie dann #.

  3. (Wenn Sie dazu aufgefordert werden) Geben Sie Ihre PIN ein und drücken Sie dann #.

    • Wenn Ihre PIN abgelaufen ist, befolgen Sie die Anweisungen, um sie zu ändern.

  4. Drücken Sie 2, um ein Bett auszusetzen.

  5. Geben Sie den Code für den Aussetzungsgrund ein und drücken Sie dann #.

  6. Wählen Sie eine Option:

    • Drücken Sie 1, um die Aussetzung zu akzeptieren.

    • Drücken Sie 2, um den Grundcode zu ändern.

    • Drücken Sie 8, um es erneut anzuhören.

    • Drücken Sie *, um zum vorherigen Menü zurückzukehren.

Stornieren eines laufenden Bettenreinigungsauftrags

  1. Wählen Sie die Telefonnummer des IVR-Systems.

  2. Geben Sie Ihre IVR-ID-Nummer ein und drücken Sie dann #.

  3. (Wenn Sie dazu aufgefordert werden) Geben Sie Ihre PIN ein und drücken Sie dann #.

    • Wenn Ihre PIN abgelaufen ist, befolgen Sie die Anweisungen, um sie zu ändern.

  4. Drücken Sie 3.

  5. Geben Sie den Grundcode „Abbrechen in Bearbeitung“ ein und drücken Sie dann #.

  6. Wählen Sie eine Option:

    • Drücken Sie 1, um die Stornierung zu akzeptieren.

    • Drücken Sie 2, um einen anderen Grundcode einzugeben.

    • Drücken Sie 8, um den Grundcode erneut anzuhören.

    • Drücken Sie *, um die Stornierung abzubrechen und zum vorherigen Menü zurückzukehren.

Eine Mittagspause oder eine geplante Pause einlegen

  1. Wählen Sie die Telefonnummer des IVR-Systems.

  2. Geben Sie Ihre IVR-ID-Nummer ein und drücken Sie dann #.

  3. (Wenn Sie dazu aufgefordert werden) Geben Sie Ihre PIN ein und drücken Sie dann #.

    • Wenn Ihre PIN abgelaufen ist, befolgen Sie die Anweisungen, um sie zu ändern.

  4. Drücken Sie 2.

  5. Wählen Sie eine Option:

    • Drücken Sie 1, um eine Mittagspause zu nehmen.

    • Drücken Sie 2, um eine geplante Pause zu nehmen.

    • Drücken Sie *, um zum Hauptmenü zurückzukehren.

Sich für den Tag von der Arbeit abmelden

  1. Wählen Sie die Telefonnummer des IVR-Systems.

  2. Geben Sie Ihre IVR-ID-Nummer ein und drücken Sie dann #.

  3. (Wenn Sie dazu aufgefordert werden) Geben Sie Ihre PIN ein und drücken Sie dann #.

    • Wenn Ihre PIN abgelaufen ist, befolgen Sie die Anweisungen, um sie zu ändern.

  4. Drücken Sie die 3

IVR-Anweisungen für Transportanforderer

Wenn Sie ein Transportanforderer sind (d. h. die Berechtigung haben, Transportaufträge anzufordern), können Sie das Interactive Voice Response (IVR)-System verwenden, um die folgenden Aufgaben auszuführen. Ihre Fähigkeit, Aufgaben im IVR auszuführen, hängt von den Ihnen erteilten Berechtigungen ab.

Wo Sie diese Funktion finden: Der Administrator konfiguriert die Einstellungen, die die IVR-ID-Nummer bestimmen, die Sie für die Anmeldung verwenden.

So funktionieren IVR-Anweisungen für Transportanforderer

Funktionsweise

  • Transportbeauftragte können sich über die IVR anmelden, Patienten- oder Patiententransport-Aufträge hinzufügen, Informationen zu Patienten abfragen, einen Auftrag für einen ambulanten Transport anfordern, Miniaufgaben nachverfolgen und sich abmelden.

  • Transportbeauftragte können einen Auftrag zum Transport eines Objekts von einem Ort zu einem anderen hinzufügen und einen Patient mit einem Objekttransportauftrag verknüpfen.

  • Transportbeauftragte können Informationen zum letzten Transportauftrag eines Patienten und auch Informationen zu anderen Transportaufträgen für diesen Patienten abrufen.

  • Transportanforderer können gebeten werden, nicht transportbezogene Aufgaben oder Miniaufgaben zu erledigen, die nachverfolgt werden müssen.

  • Erforderliche Berechtigungen:

    • Sie können Anforderungen für Patiententransportaufträge erstellen, wenn Sie über die Berechtigung „Benutzer darf Patiententransporte bearbeiten“ verfügen.

    • Sie müssen über die Berechtigung „Benutzer darf Artikel-/Gerätetransporte bearbeiten“ verfügen, um einen Artikel anfordern zu können.

    • Sie müssen über die Berechtigung „Anfragemenü – Aktuelle Aufträge und Patienten abfragen“ verfügen.

    • Sie müssen über die Berechtigung „Ambulante Anfragen zulassen“ verfügen, um einen Auftrag für einen ambulanten Transport anfordern zu können.

    • Wenn Sie über die Berechtigung „Aufgabenverfolgung“ verfügen, können Sie die abgeschlossenen Mini-Aufgaben verfolgen, sodass Informationen dazu in Berichten angezeigt werden.

      • Sie müssen den IVR-Identifikationscode für die Mini-Aufgabe kennen, die Sie verfolgen.

        • Diese Codes werden im Abschnitt „Wörterbuchverwaltung“ der Anwendung „Verwaltung > Einstellungen > Kapazitätsverwaltung“ eingerichtet.

Arbeitsabläufe

Anmelden

  1. Wählen Sie die Telefonnummer für das IVR-System. Sie werden in einer Meldung aufgefordert, Ihre IVR-ID einzugeben.

  2. Geben Sie Ihren numerischen IVR-ID-Code ein und drücken Sie dann #. Wenn Ihre Mitgliedschaft mehrere Standorte umfasst, werden Sie in einer Meldung aufgefordert, den Identifikationscode für den Campus einzugeben, mit dem Sie arbeiten (als Campus-ID bezeichnet).

  3. Geben Sie bei Aufforderung Ihre PIN ein und drücken Sie dann #.

    • Hinweis: Wenn Ihre PIN abgelaufen ist, werden Sie in einer Meldung aufgefordert, sie zu ändern, und Sie erhalten die erforderliche Mindestlänge für Ihre neue PIN (z. B. 4 Zeichen). Geben Sie eine neue PIN ein und drücken Sie dann #. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, geben Sie Ihre PIN erneut ein und drücken Sie dann #, um sie zu bestätigen. Wenn die neue PIN akzeptiert wird, werden Sie aufgefordert, Ihre IVR-ID plus # erneut einzugeben und dann Ihre neue PIN plus # einzugeben. Geben Sie Ihre IVR-ID und dann # ein. Geben Sie dann Ihre neue PIN und dann # ein.

  4. (Bei Aufforderung) Geben Sie die IVR-ID für den Campus ein, mit dem Sie arbeiten, und drücken Sie dann #.

    • Hinweis: Wenn Sie über eine variable Mitgliedschaft verfügen, werden Sie aufgefordert, sich auf einem Computer bei der Capacity Management Suite®-Lösung anzumelden und auf die Capacity IQ®-Transportanwendung zuzugreifen, um Ihre Mitgliedschaft auszuwählen.

  5. Wenn Sie aufgefordert werden, Ihre Mitgliedschaft auf der Benutzeroberfläche einzurichten oder zu aktivieren, legen Sie auf, melden sich auf einem Computer bei der Capacity IQ®-Lösung an, klicken auf das Menü „TransportTracking™“ oder gehen zu „Care Support“ > „TransportTracking™“ und wählen dann eine Mitgliedschaft aus. Oder, wenn Ihr Gesundheitssystem für mehrere Instanzen von Capacity IQ® konfiguriert ist, gehen Sie zu „Care Support“ > „TransportTracking™“ und wählen dann eine Mitgliedschaft aus.

Hinzufügen einer Anforderung für einen Transportauftrag

  1. Wählen Sie die Telefonnummer für das IVR-System.

  2. Geben Sie Ihre IVR-ID-Nummer ein und drücken Sie dann #.

  3. Geben Sie bei Aufforderung Ihre PIN ein und drücken Sie dann #.

    1. Hinweis: Wenn Ihre PIN abgelaufen ist, werden Sie in einer Meldung aufgefordert, sie zu ändern, und es wird die erforderliche Mindestlänge für Ihre neue PIN angegeben (z. B. 4 Zeichen). Geben Sie eine neue PIN ein und drücken Sie dann #. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, geben Sie Ihre PIN erneut ein und drücken Sie dann #, um sie zu bestätigen. Wenn die neue PIN akzeptiert wird, werden Sie aufgefordert, Ihre IVR-ID plus # erneut einzugeben und dann Ihre neue PIN plus # einzugeben. Geben Sie Ihre IVR-ID und dann # ein. Geben Sie dann Ihre neue PIN und dann # ein.

  4. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, geben Sie den IVR-ID-Code des Campus ein und drücken Sie dann #.

  5. Drücken Sie 2.

  6. Geben Sie die IVR-ID des zu transportierenden Artikels ein. Drücken Sie #.

  7. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, geben Sie die IVR-ID für den Ursprung des Artikels ein, gefolgt von #, oder drücken Sie #, damit der Ursprung Ihr Basisstandort ist. Wenn für den Artikel bereits ein vorgewählter Ursprungsort festgelegt wurde, werden Sie nicht aufgefordert, einen Ursprung einzugeben. Überspringen Sie diesen Schritt und fahren Sie mit Schritt 9 fort.

  8. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, geben Sie die IVR-ID des Ziels für den Artikel ein, gefolgt von #, oder drücken Sie #, damit das Ziel Ihr Basisstandort ist. Wenn für den Artikel bereits ein Zielort vorausgewählt wurde, werden Sie nicht aufgefordert, einen Zielort einzugeben. Überspringen Sie diesen Schritt und fahren Sie mit Schritt 9 fort.

  9. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, drücken Sie 1, um besondere Anweisungen für diese Anfrage aufzuzeichnen. (Sie müssen über die Berechtigung „Besondere Anweisungen aufzeichnen“ verfügen.) Zeichnen Sie nach dem Signalton besondere Anweisungen auf und drücken Sie dann #, um den Vorgang abzuschließen. Um diesen Schritt zu überspringen, drücken Sie 2.

  10. Wenn Sie aufgefordert werden, einen Patienten mit der Anfrage zu verknüpfen, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    1. Um den Patienten anhand des Patientenidentifikationscodes zu suchen, geben Sie den Identifikationscode ein und drücken Sie dann #.

    2. Um den Patienten anhand des Nachnamens zu suchen, drücken Sie 1, drücken Sie #, geben Sie mindestens die ersten Buchstaben des Nachnamens ein und drücken Sie dann #.

    3. Hinweis: Wenn Sie nach dem Drücken von 1 entscheiden, dass Sie den Patienten anhand des Identifikationscodes suchen möchten, drücken Sie 1 und dann erneut #. Die Identifikationsnummer des Patienten wird abgespielt.

  11. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    1. Um diesen Patienten anzunehmen, drücken Sie die 1.

    2. Um zum nächsten Patienten auf der Liste zu springen, drücken Sie die 2. Die Identifikationsnummer des nächsten Patienten auf der Liste wird angesagt.

    3. Um einen neuen Patienten einzugeben, drücken Sie die 3. Sie werden aufgefordert, den Namen des neuen Patienten zu buchstabieren.

  12. Nachdem Sie den richtigen Patienten identifiziert haben, wird der Name des Patienten angesagt.

  13. Das IVR-System bestätigt die Anfrage.

    1. Um die Anfrage anzunehmen, drücken Sie die 1. Sie erhalten eine Bestätigungsnummer.

    2. Um von vorne zu beginnen, drücken Sie die 2.

  14. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    1. Um eine weitere Anfrage hinzuzufügen, drücken Sie die 1.

    2. Um von vorne zu beginnen, drücken Sie die 2.

Hinzufügen einer Anfrage für einen Krankentransport

  1. Wählen Sie die Telefonnummer des IVR-Systems.

  2. Geben Sie Ihre IVR-ID-Nummer ein und drücken Sie dann die #-Taste.

  3. Geben Sie bei Aufforderung Ihre PIN ein und drücken Sie dann die #-Taste.

    • Hinweis: Wenn Ihre PIN abgelaufen ist, werden Sie in einer Meldung aufgefordert, sie zu ändern, und Sie erhalten die erforderliche Mindestlänge für Ihre neue PIN (z. B. 4 Zeichen). Geben Sie eine neue PIN ein und drücken Sie dann #. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, geben Sie Ihre PIN erneut ein und drücken Sie dann #, um sie zu bestätigen. Wenn die neue PIN akzeptiert wird, werden Sie aufgefordert, Ihre IVR-ID plus # erneut einzugeben und dann Ihre neue PIN plus # einzugeben. Geben Sie Ihre IVR-ID und dann # ein. Geben Sie dann Ihre neue PIN und dann # ein.

  4. Geben Sie bei Aufforderung den IVR-ID-Code des Campus ein, mit dem Sie arbeiten.

  5. Drücken Sie 1. Sie werden aufgefordert, den Identifikationscode des Patienten einzugeben.

  6. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    • Um den Patienten anhand des Patientenidentifikationscodes zu finden, geben Sie den Identifikationscode ein und drücken Sie dann #.

    • Um den Patienten nach dem Nachnamen zu suchen, drücken Sie 1, drücken Sie #, geben Sie mindestens die ersten Buchstaben des Nachnamens ein und drücken Sie dann #.

      • Hinweis: Wenn Sie nach dem Drücken von 1 entscheiden, dass Sie den Patienten nach dem Identifikationscode suchen möchten, drücken Sie erneut 1 und dann #. Die Identifikationsnummer des Patienten wird angesagt.

  7. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    • Um diesen Patienten zu akzeptieren, drücken Sie 1.

    • Um zum nächsten Patienten in der Liste zu springen, drücken Sie 2. Die Identifikationsnummer des nächsten Patienten in der Liste wird angesagt.

    • Um einen anderen Patienten einzugeben, drücken Sie 3. Sie werden erneut aufgefordert, den Patienten anhand des Patientenidentifikationscodes oder des Nachnamens zu suchen.

  8. Wenn „Patienten-VOX-Aufzeichnung erforderlich“ aktiviert ist, werden Sie aufgefordert, eine Sprachdatei für den Patienten aufzunehmen. Nehmen Sie den Namen nach dem Ton auf und drücken Sie dann #, um den Vorgang abzuschließen. Führen Sie dann einen der folgenden Schritte aus:

    • Um zu akzeptieren, drücken Sie 1. Sie erhalten eine Bestätigung, dass die Sprachdatei erfolgreich gespeichert wurde.

    • Um sie erneut anzuhören, drücken Sie 2.

    • Um sie erneut aufzunehmen, drücken Sie 3.

  9. Das IVR-System überprüft, ob der Patient einen gültigen aktuellen Standort hat. Wenn ja, wird der Standort wiedergegeben. Wenn nicht, werden Sie aufgefordert, den aktuellen Standort festzulegen.

    • Um den aktuellen Standort festzulegen, drücken Sie 1 und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen aus:

      • Um den aktuellen Standort des Patienten mit Ihrem Basisstandort gleichzusetzen, drücken Sie 1.

      • Um einen bestimmten aktuellen Standort einzugeben, drücken Sie 2. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, geben Sie die IVR-ID des aktuellen Standorts des Patienten ein und drücken Sie dann #.

      • Um zum Hauptmenü zurückzukehren, drücken Sie *.

  10. Nachdem Sie einen gültigen aktuellen Standort ausgewählt haben, überprüft das IVR-System, ob der Patient ausstehende Anfragen hat. Wenn nicht, wird der aktuelle Standort abgespielt.

    • Hinweis: Wenn für diesen Patienten ausstehende Anforderungen vorliegen, informiert Sie das IVR-System darüber und legt auf.

  11. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    • Wenn der aktuelle Standort des Patienten sein Heimatstandort ist, drücken Sie 1, um den Patienten zu Ihrem Basisstandort zu bringen. Der Patient wird von seinem Heimatort (Ausgangsort) zum Standort des Anforderers (Zielort) transportiert. Wenn der aktuelle Standort des Patienten nicht sein Heimatort ist, drücken Sie 1, um den Patienten in sein Zimmer zurückzuschicken. Der Patient wird von seinem aktuellen Standort (Ausgangsort) zum Heimatort des Patienten (Zielort) transportiert. Sie werden dann aufgefordert, eine Transportart auszuwählen.

    • Um den Patienten zu einem Entlassungsort zu schicken, drücken Sie 2. Wenn es nur einen Entlassungsort gibt, werden Sie aufgefordert, eine Transportart auszuwählen. Wenn es mehr als einen Entlassungsort gibt, werden Sie aufgefordert, die IVR-ID für den Entlassungsort einzugeben. Anschließend werden Sie aufgefordert, eine Transportart einzugeben.

    • Um einen anderen Zielort auszuwählen, drücken Sie die 3. Sie werden aufgefordert, die IVR-ID des Zielorts einzugeben, gefolgt von #. Anschließend werden Sie aufgefordert, die Transportart einzugeben.

      • Hinweis: Sie können keinen Zielort auswählen, der bereits von einem anderen Patienten belegt ist. Wenn Sie einen bereits belegten Ort auswählen, wird eine Meldung ausgegeben, die Sie darauf hinweist, dass Sie entweder einen anderen Ort auswählen oder sich bei der Capacity IQ® Transport-Anwendung auf der Arbeitsstation anmelden müssen, um einen belegten Ort auszuwählen.

  12. Geben Sie die IVR-ID für die Transportart ein. Wenn die IVR-ID ungültig ist, werden Sie aufgefordert, es erneut zu versuchen.

Informationen zu einem Patienten abfragen

  1. Wählen Sie die Telefonnummer für das IVR-System.

  2. Geben Sie Ihre IVR-ID-Nummer ein und drücken Sie dann #.

  3. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, geben Sie Ihre PIN ein und drücken Sie dann #.

    1. Hinweis: Wenn Ihre PIN abgelaufen ist, werden Sie in einer Meldung aufgefordert, sie zu ändern, und es wird die erforderliche Mindestlänge für Ihre neue PIN angegeben (z. B. 4 Zeichen). Geben Sie eine neue PIN ein und drücken Sie dann #. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, geben Sie Ihre PIN erneut ein und drücken Sie dann #, um sie zu bestätigen. Wenn die neue PIN akzeptiert wird, werden Sie aufgefordert, Ihre IVR-ID plus # erneut einzugeben und dann Ihre neue PIN plus # einzugeben. Geben Sie Ihre IVR-ID und dann # ein. Geben Sie dann Ihre neue PIN und dann # ein.

  4. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, geben Sie den IVR-ID-Code des Campus ein und drücken Sie dann #. Drücken Sie 3. Sie werden aufgefordert, den Identifikationscode des Patienten einzugeben.

  5. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

  6. Um den Patienten anhand des Patientenidentifikationscodes zu suchen, geben Sie den Identifikationscode ein und drücken Sie dann #.

  7. Um den Patienten anhand des Nachnamens zu suchen, drücken Sie 1, drücken Sie #, geben Sie mindestens die ersten Buchstaben des Nachnamens ein und drücken Sie dann #.

    1. Hinweis: Wenn Sie nach dem Drücken von 1 entscheiden, dass Sie den Patienten anhand des Identifikationscodes suchen möchten, drücken Sie 1 und dann erneut #. Die Identifikationsnummer des Patienten wird abgespielt.

  8. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    1. Um Informationen zu diesem Patienten zu erhalten, drücken Sie die 1. Es werden die neuesten Informationen zum letzten Transportauftrag des Patienten ausgegeben (z. B. „Ein Fahrer wurde um 20:23 Uhr losgeschickt“).

    2. Um einen anderen Patienten auszuwählen, drücken Sie die 3. Sie werden erneut aufgefordert, den Patienten anhand des Patientenidentifikationscodes oder des Nachnamens zu suchen.

Anforderung eines ambulanten Transportauftrags

  1. Wählen Sie die Telefonnummer für das IVR-System.

  2. Geben Sie Ihre IVR-ID-Nummer ein und drücken Sie dann die #-Taste.

  3. Geben Sie bei Aufforderung Ihre PIN ein und drücken Sie dann #.

    1. Hinweis: Wenn Ihre PIN abgelaufen ist, werden Sie in einer Meldung aufgefordert, sie zu ändern, und Sie erhalten die erforderliche Mindestlänge für Ihre neue PIN (z. B. 4 Zeichen). Geben Sie eine neue PIN ein und drücken Sie dann #. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, geben Sie Ihre PIN erneut ein und drücken Sie dann #, um sie zu bestätigen. Wenn die neue PIN akzeptiert wird, werden Sie aufgefordert, Ihre IVR-ID plus # erneut einzugeben und dann Ihre neue PIN plus # einzugeben. Geben Sie Ihre IVR-ID und dann # ein. Geben Sie dann Ihre neue PIN und dann # ein.

  4. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, geben Sie den IVR-ID-Code des Campus ein und drücken Sie dann #. Drücken Sie 4. Sie werden aufgefordert, den Namen des ambulanten Patienten, die Transportanforderungen und andere notwendige Informationen zu nennen.

  5. Nennen Sie den Namen des ambulanten Patienten, die Transportanforderungen und andere Informationen und drücken Sie dann #. Sie werden aufgefordert, den IVR-ID-Code für den Zielort des Transportauftrags einzugeben.

  6. Geben Sie den IVR-ID-Code des Zielorts ein und drücken Sie dann #. Der Ursprung des Transportauftrags wird angesagt.

    1. Hinweis: Sie können keinen Zielort auswählen, der bereits von einem anderen Patienten belegt ist. Wenn Sie einen bereits belegten Ort auswählen, wird eine Meldung ausgegeben, die darauf hinweist, dass Sie entweder einen anderen Ort auswählen oder sich bei der Capacity IQ®-Transportanwendung auf der Workstation anmelden müssen, um einen belegten Ort auszuwählen.

  7. Um eine weitere Anfrage zu erstellen, drücken Sie 1.

Verfolgung einer Mini-Aufgabe

  1. Wählen Sie die Telefonnummer für das IVR-System.

  2. Geben Sie Ihre IVR-ID-Nummer ein und drücken Sie dann #.

  3. Geben Sie bei Aufforderung Ihre PIN ein und drücken Sie dann #.

    1. Hinweis: Wenn Ihre PIN abgelaufen ist, werden Sie in einer Meldung aufgefordert, sie zu ändern, und es wird die erforderliche Mindestlänge für Ihre neue PIN angegeben (z. B. 4 Zeichen). Geben Sie eine neue PIN ein und drücken Sie dann #. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, geben Sie Ihre PIN erneut ein und drücken Sie dann #, um sie zu bestätigen. Wenn die neue PIN akzeptiert wird, werden Sie aufgefordert, Ihre IVR-ID plus # erneut einzugeben und dann Ihre neue PIN plus # einzugeben. Geben Sie Ihre IVR-ID und dann # ein. Geben Sie dann Ihre neue PIN und dann # ein.

  4. Geben Sie bei Aufforderung den IVR-ID-Code des Campus ein, mit dem Sie arbeiten. Um eine Mini-Aufgabe einzugeben, drücken Sie 5.

  5. Geben Sie den IVR-Identifikationscode der Mini-Aufgabe ein, die Sie verfolgen.

  6. Drücken Sie #. Wenn ein gültiger IVR-Identifikationscode für die Aufgabe eingegeben wurde, wird eine Meldung angezeigt, dass die Aufgabe akzeptiert wurde.

Abmelden

Um sich vom IVR abzumelden, melden Sie sich bei Capacity IQ® auf einem Computer an und melden sich dann sofort wieder ab.

IVR-Anweisungen für Fahrer

Fahrer verwenden das Interactive Voice Response (IVR)-System, um transportbezogene Aufgaben zu erledigen. Die Berechtigungen bestimmen die Aufgaben, die Sie ausführen können, wie z. B. die Annahme von Transportaufträgen, die Selbstdisposition oder die Durchführung von Rundfahrten.

Wo Sie diese Funktion finden: IVR-System über das Telefon, Capacity IQ® Transport Mobile

So funktionieren IVR-Anweisungen für Fahrer

Funktionsweise

  • Fahrer können sich über IVR an- und abmelden.

  • Der Administrator konfiguriert Einstellungen, die Folgendes bestimmen:

    • Den IVR-ID-Code für die Anmeldung.

    • Ob Sie ein festes oder variables Paging-Gerät haben.

    • Ihre Transportauftragszuweisungen:

      • Feste Zuweisung: Immer in denselben Abschnitten und Zonen, aber es können bei Bedarf Aufträge in anderen Abschnitten und Zonen angeboten werden.

      • Feste und exklusive Zuweisung: Immer in denselben Abschnitten und Zonen, ohne dass Aufträge in anderen Abschnitten und Zonen angeboten werden.

      • Variable Zuweisung: Wählen Sie bei jeder Anmeldung Abschnitte und Zonen aus. Der Vorgesetzte weist Abschnitte und Zonen vor der Anmeldung zu.

      • Keine: Keine Zuweisungen.

  • Ihre Fähigkeit, Aufgaben im Sprachdialogsystem auszuführen, hängt von den Ihnen erteilten Berechtigungen ab.

    • Während die meisten Fahrer beispielsweise die Möglichkeit haben, ihnen angebotene Transportaufträge anzunehmen, können einige Fahrer bestimmte Aufträge auswählen und sich selbst disponieren (Selbstdisposition).

    • Ein Fahrer kann möglicherweise eine Hin- und Rückfahrt durchführen, ein anderer nicht.

  • Die Ausrüstung, die ein Fahrer zur Verfügung hat, kann dabei helfen, den nächsten Transportauftrag zu bestimmen, den er annehmen soll.

    • Für bestimmte Ausrüstungen müssen Sie die Codes für die Reisemodi kennen.

      • Die Codes für die Transportart werden im Abschnitt „Wörterbuchverwaltung“ der Komponente „Admin > Einstellungen > Kapazitätsverwaltung“ konfiguriert.

  • Wenn für Sie ein passender Transportauftrag verfügbar ist, wenn Sie sich für den Tag anmelden, werden Sie über die Details informiert und aufgefordert, den Auftrag anzunehmen.

    • Hinweis: Sie müssen über die Berechtigung „Job By-Pass“ verfügen, um einen Auftrag zu umgehen.

  • Wenn Sie auflegen, während die Auftragsdetails abgespielt werden, entspricht dies der Ablehnung eines Auftrags.

    • Dies wird in den Berichten als Auftragsablehnung vermerkt.

    • Wenn Sie nach drei Versuchen, Ihnen den Auftrag anzubieten, nicht reagieren, gilt der Auftrag als abgelehnt.

  • Wenn Sie bereits für den Tag angemeldet sind und Ihr Status „Verfügbar“ lautet, können Sie einen neuen Transportauftrag annehmen, eine Pause einlegen, sich für den Tag abmelden, sich selbst entsenden oder eine Mini-Aufgabe aufzeichnen.

  • Wenn Ihre PIN abgelaufen ist, werden Sie in einer Meldung aufgefordert, sie zu ändern, und Sie erhalten die erforderliche Mindestlänge für Ihre neue PIN (z. B. 4 Zeichen).

  • Wenn Sie einen Transportauftrag angenommen haben, sind sowohl Ihr Status als auch der Status des Transportauftrags „Abgefertigt“.

    • Wenn Sie am Ausgangspunkt des Transportauftrags ankommen und kurz vor dem Transport stehen, ändern Sie den Status des Auftrags in „In Bearbeitung“.

    • Wenn der Auftrag den Status „In Bearbeitung/Verzögert“ hat, können Sie den Status außerdem in „In Bearbeitung“ ändern, sobald die Verzögerung beendet ist.

    • Nur der ursprüngliche Fahrer eines Auftrags kann den Status eines erteilten Auftrags in „In Bearbeitung“ ändern.

  • Wenn Sie den Status „Erteilt“ haben, können Sie sich an das Sprachdialogsystem wenden, um die Details Ihres Auftrags zu überprüfen.

  • Wenn Sie über die Berechtigung „Benutzer kann Auftrag stornieren“ verfügen, können Sie einen Transportauftrag stornieren, der sich im Status „Disponiert“, „In Bearbeitung“, „Unterstützung“ oder „Verzögerung“ befindet (z. B. wenn der Patient erkrankt).

    • Möglicherweise müssen Sie einen Grund für die Stornierung des Auftrags angeben.

  • Wenn Sie bei einem Transportauftrag Unterstützung leisten, können Sie ihn nur stornieren, wenn er sich noch im Status „Disponiert“ befindet.

    • Nur der ursprüngliche oder primäre Fahrer darf einen Transportauftrag stornieren, der sich in einem Status nach „Disponiert“ befindet.

    • Wenn Sie einen Grund für die Stornierung eingeben müssen, müssen Sie die Grundcodes kennen, die im Abschnitt „Wörterbuchverwaltung“ des Admin-Tools oder unter „Admin > Einstellungen > Kapazitätsverwaltung“ zu finden sind.

    • Aufeinanderfolgende Transportaufträge können nur vom ursprünglichen Fahrer storniert werden.

      • Wenn der erste Auftrag in der Sequenz storniert wird, werden alle verbleibenden Aufträge automatisch storniert.

      • Wenn es später in der Sequenz mögliche Jobs gibt, erhalten Sie eine Warnmeldung, die darauf hinweist, dass alle nachfolgenden Jobs in der Sequenz storniert werden, wenn dieser Job storniert wird.

  • Wenn Sie über die Berechtigung „Benutzer kann neu planen“ verfügen, können Sie einen Transportauftrag neu planen, der sich in den Status „Versendet“, „Versand/Unterstützung“ oder einem beliebigen Verzögerungsstatus befindet (z. B. wenn der Patient krank wird oder nicht bereit ist).

    • Möglicherweise müssen Sie einen Grund für die Neuplanung angeben.

      • Wenn Sie einen Grund für die Neuplanung eingeben müssen, müssen Sie die Grundcodes kennen, die im Abschnitt „Wörterbuchverwaltung“ der Komponente „Admin > Einstellungen > Kapazitätsverwaltung“ zu finden sind.

      • Wenn Sie bei einem Transportauftrag assistieren, dürfen Sie ihn nicht neu planen.

      • Nur der ursprüngliche oder primäre Transporteur eines Auftrags darf neu planen.

  • Sie können einen Transportauftrag mit dem Status „Disponiert“ oder „In Bearbeitung“ verzögern (z. B. wenn der Patient nicht bereit ist). Möglicherweise müssen Sie einen Grund für die Verzögerung des Auftrags angeben.

    • Wenn Sie bei einem Transportauftrag assistieren, dürfen Sie ihn nicht verzögern. Nur der ursprüngliche oder primäre Transporteur eines Auftrags darf ihn verzögern.

    • Wenn Sie einen Grund für die Verzögerung angeben müssen, müssen Sie die Grundcodes kennen, die im Abschnitt „Wörterbuchverwaltung“ der Komponente „Verwaltung“ > „Einstellungen“ > „Kapazitätsverwaltung“ aufgeführt sind.

  • Wenn ein Auftrag im Status „Disponiert“ verzögert wurde, können Sie ihn wieder aufnehmen, sodass sein Status wieder in „Disponiert“ geändert wird.

    • Wenn Sie bei einem verzögerten Transportauftrag helfen, können Sie ihn nicht wieder aufnehmen. Nur der ursprüngliche oder primäre Transporteur eines verzögerten Auftrags kann ihn wieder aufnehmen

  • Wenn Sie zusätzliche Fahrer benötigen, die Ihnen bei einem Transportauftrag helfen, können Sie Unterstützung anfordern. Sie müssen die Gesamtzahl der Fahrer, einschließlich Ihrer eigenen, eingeben, die zur Ausführung des Auftrags benötigt werden.

    • Sie können nur dann Unterstützung anfordern, wenn Sie der ursprüngliche oder primäre Fahrer des Auftrags sind.

    • Sie können Unterstützung bei einer Rückgabe von Ausrüstung anfordern.

      • Die Anzahl der unterstützenden Fahrer darf die Anzahl der vorhandenen Fahrer, die am Patiententransportauftrag beteiligt waren, bei dem die Ausrüstung verwendet wurde, nicht überschreiten.

  • Sie können sich von einem Transportauftrag abmelden, wenn Sie über die Berechtigung „Selbst von Auftrag abmelden“ verfügen und:

    • mindestens ein anderer Transporter Sie bei dem Transportauftrag unterstützt und sich im Status „In Bearbeitung“ befindet.

    • Ihr Status für den Transportauftrag ist „In Bearbeitung“ (Sie haben ausgewählt, den Auftrag in den Status „In Bearbeitung“ zu versetzen), aber es sind mehr Transporter als erforderlich für den Auftrag eingeteilt.

    • Sie sind der ursprüngliche oder primäre Transporteur des Auftrags ODER der ursprüngliche Transporteur wurde bereits von dem Auftrag freigegeben, Sie und mindestens ein weiterer Transporteur haben bei dem Auftrag assistiert und Sie haben den Auftrag vor den übrigen assistierenden Transporteuren angenommen.

    • Hinweis: Sie können sich nicht selbst von einem Materialtransportauftrag abmelden, da Materialtransportaufträge keine assistierenden Transporteure haben können.

  • Wenn Sie über die Berechtigung „Hin- und Rückfahrt“ verfügen, können Sie einen Patiententransportauftrag, der sich im Status „In Bearbeitung“ oder „In Bearbeitung/Verzögert“ befindet, zu einer Hin- und Rückfahrt machen.

    • Sie machen aus einem Auftrag einen Hin- und Rücktransport, wenn Sie während eines Eingriffs auf einen Patienten warten müssen, damit Sie den Patienten zum Ausgangspunkt des Transportauftrags zurückbringen können.

    • Nur der ursprüngliche oder primäre Fahrer eines Auftrags kann einen Hin- und Rücktransport festlegen.

    • Sobald ein Hin- und Rücktransport festgelegt ist, erhält der aktuelle Transportauftrag den Status „Abgeschlossen“ und ein sequenzieller Transportauftrag wird erstellt.

      • Sowohl der nachfolgende Transportauftrag als auch die dem ursprünglichen Auftrag zugewiesenen Fahrer haben dann den Mitarbeiterstatus „Entsendet“.

      • Wenn sich der dem ursprünglichen Auftrag zugewiesene Fahrer in das IVR einwählt, wird ihm angezeigt, dass er für den neuen Auftrag entsendet wurde.

  • Nach Abschluss eines Patiententransportauftrags müssen Sie möglicherweise die für den Transport des Patienten verwendete Ausrüstung an den Ort zurückbringen, von dem aus der Patient transportiert wurde (Ausgangsort), oder an einen anderen Ort.

  • Sie können eine Aufgabe zur Geräterückgabe erstellen, damit die für die Rückgabe des Geräts verwendete Zeit getrennt von der für den Patiententransport verwendeten Zeit berechnet wird und die Auftragsdetails separat aufgezeichnet werden.

  • Der Patiententransportauftrag muss den Status „In Bearbeitung“ aufweisen, bevor Sie die Aufgabe zur Geräterückgabe erstellen können.

  • Sie müssen über die Berechtigung „Benutzer kann nach Abschluss des Patiententransportauftrags eine Aufgabe zur Geräterückgabe erstellen“ verfügen.

  • Um eine Aufgabe zur Geräterückgabe zu verzögern, zu stornieren oder sich von ihr zu befreien, müssen Sie über dieselben Berechtigungen verfügen, die für das Abschließen dieser Aktionen für einen Patiententransportauftrag erforderlich sind.

  • Sie können Unterstützung für eine Aufgabe zur Geräterückgabe anfordern. Die Anzahl der unterstützenden Fahrer darf jedoch nicht die Anzahl der unterstützenden Fahrer überschreiten, die am Patiententransportauftrag beteiligt waren.

  • Nur der ursprüngliche oder primäre Fahrer des Patiententransportauftrags kann die Aufgabe zur Geräterückgabe erstellen.

  • Sobald eine Aufgabe zur Rückgabe von Ausrüstung erstellt wurde, erhält der aktuelle Patiententransportauftrag den Status „Abgeschlossen“ und ein sequenzieller Transportauftrag wird erstellt.

    • Sowohl der sequenzielle Transportauftrag als auch die dem ursprünglichen Patiententransportauftrag zugewiesenen Fahrer haben dann den Mitarbeiterstatus „Entsendet“.

    • Wenn sich der dem ursprünglichen Patiententransportauftrag zugewiesene Fahrer in das IVR einwählt, wird ihm angezeigt, dass er für den neuen Auftrag entsendet wurde.

  • Sie können eine Mittagspause, eine geplante Pause oder eine ungeplante (andere) Pause einlegen.

  • Ungeplante (andere) Pausen sind für Situationen vorgesehen, in denen Sie Ihre Arbeit für ein paar Minuten unterbrechen müssen, aber Ihre geplante Pause noch nicht ansteht (z. B. wenn Sie einen dringenden persönlichen Anruf erhalten, an einer Besprechung teilnehmen oder krank werden).

  • Wenn Sie in der Pause oder in der Mittagspause sind, wird Ihr Mitarbeiterstatus auf „Außer Betrieb“ gesetzt.

  • Alle Fahrer können einen Transportauftrag aus den ihnen angebotenen Aufträgen auswählen und sich dann zu diesem Auftrag schicken lassen.

  • Wenn Sie über die Berechtigung „Selbstentsendung“ verfügen, können Sie eine Auftragsnummer eingeben und sich zu diesem bestimmten Auftrag schicken lassen. (Sie sind nicht auf die Liste der Ihnen angebotenen Aufträge beschränkt.)

  • Wenn Sie über die Berechtigung „Selbstentsendung“ verfügen, können Sie sich selbst zu einem bestimmten Transportauftrag entsenden, wenn Ihr Status „Verfügbar“ lautet oder Sie sich gerade erst für diesen Tag angemeldet haben. (Sie können sich beispielsweise selbst zu einem dringenden Transportauftrag entsenden.)

  • Wenn Sie keine Transportaufträge zu erledigen haben, werden Sie möglicherweise gebeten, nicht transportbezogene Aufgaben oder Miniaufgaben zu erledigen.

  • Wenn Sie über die Berechtigung „Mini Task Tracking“ verfügen, können Sie die von Ihnen abgeschlossenen Mini-Aufgaben nachverfolgen, sodass Informationen dazu in Berichten angezeigt werden.

  • Wenn Sie über die Berechtigung „Mini Task“ verfügen, können Sie die Zeit aufzeichnen und nachverfolgen, die Sie für eine Mini-Aufgabe (eine kleine, nicht transportbezogene Aufgabe) aufgewendet haben.

    • Sie müssen den IVR-Identifikationscode für die Mini-Aufgabe kennen, die Sie nachverfolgen.

    • Diese Codes werden im Abschnitt „Wörterbuchverwaltung“ unter „Admin > Einstellungen > Kapazitätsverwaltung“ eingerichtet.

  • Nach Abschluss einer Miniaufgabe können Sie den Aufgabenstatus aktualisieren oder zur Arbeit zurückkehren (verfügbar).

  • Wenn Sie Ihre Schicht beendet haben, melden Sie sich für den Tag ab. Durch das Abmelden ändert sich Ihr Status in „Abwesend“.

Arbeitsabläufe

Anmelden

  1. Wählen Sie die IVR-Systemnummer.

  2. Geben Sie Ihren numerischen IVR-ID-Code ein.

  3. (Wenn Sie dazu aufgefordert werden) Geben Sie Ihre PIN ein und drücken Sie dann #.

    • Wenn Ihre PIN abgelaufen ist, befolgen Sie die Anweisungen, um sie zu ändern.

  4. (Bei Aufforderung) Geben Sie Ihre Geräte-ID-Nummer ein.

    1. Die Geräte-ID-Nummer ist ein numerischer Code, den der Administrator dem Paging-Gerät zugewiesen hat. Es handelt sich nicht unbedingt um eine Pager- oder Gerätetelefonnummer.

    2. Drücken Sie #, um sich ohne Paging-Gerät anzumelden.

    3. Überspringen Sie diesen Schritt, wenn Sie ein festes Gerät haben.

    4. Bei Vocera-Geräten stellen Sie sicher, dass Sie eine Vocera-Benutzer-ID haben.

    5. Führen Sie die Eingabeaufforderungen für die Variablenzuweisung aus, falls zutreffend.

    6. Eine Meldung zeigt an, dass Sie für die Arbeit angemeldet sind.

    7. Wenn ein geeigneter Transportauftrag verfügbar ist, werden die Auftragsdetails abgespielt und Sie werden aufgefordert, den Auftrag anzunehmen, die Informationen zu wiederholen, den Auftrag zu umgehen (zu den Informationen über den nächsten verfügbaren Auftrag zu springen), den Auftrag anzunehmen und die Anzahl der Fahrer festzulegen (Unterstützung anfordern), sich selbst zu entsenden, eine Pause einzulegen oder sich für den Tag abzumelden.

Aufforderungen zur Variablenzuweisung

  1. Wählen Sie aus, ob Sie ausschließlich in ausgewählten Zonen und Abschnitten arbeiten möchten:

    • Drücken Sie 1 für Ja.

    • Drücken Sie 2 für Nein.

  2. Abschnittsnummern eingeben:

    • Geben Sie den IVR-ID-Code für jeden Abschnitt ein und drücken Sie dann #.

  3. Zonennummern eingeben:

    • Geben Sie den IVR-ID-Code für jede Zone ein und drücken Sie dann #.

Ausrüstung angeben

  1. Geben Sie bei Aufforderung die Ausrüstung an, über die Sie verfügen:

    • Drücken Sie # für keine Ausrüstung.

    • Drücken Sie * für den Zugriff auf alle Arten von Ausrüstung.

    • Geben Sie den Modus-of-Travel-Code für bestimmte Geräte ein und drücken Sie dann #.

Annehmen oder Umgehen eines Transportauftrags

  1. Melden Sie sich an.

  2. Wenn Sie aufgefordert werden, den Auftrag anzunehmen:

    • Drücken Sie 1, um den Auftrag anzunehmen (der Status ändert sich zu „Dispatched“).

    • Drücken Sie 2, um die Auftragsdetails erneut zu hören.

    • Drücken Sie 3, um den Auftrag zu umgehen (besondere Genehmigung erforderlich).

    • Drücken Sie 4, um Unterstützung anzufordern (der Status ändert sich zu „Assist“).

    • Drücken Sie 5, um sich selbst zu entsenden (spezielle Genehmigung erforderlich).

    • Drücken Sie 6, um eine Pause zu machen.

    • Drücken Sie 7, um sich für den Tag abzumelden.

    • Drücken Sie #, um den Anruf zu beenden, ohne den Auftrag anzunehmen.

Von einem neuen Auftrag erfahren und ihn während einer Schicht annehmen oder umgehen

  1. Wählen Sie die Nummer des IVR-Systems.

  2. Geben Sie Ihre IVR-ID-Nummer ein und drücken Sie dann #.

  3. (Wenn Sie dazu aufgefordert werden) Geben Sie Ihre PIN ein und drücken Sie dann #.

    • Wenn Ihre PIN abgelaufen ist, befolgen Sie die Anweisungen, um sie zu ändern.

      • Geben Sie eine neue PIN ein und drücken Sie dann #.

      • Wenn Sie dazu aufgefordert werden, geben Sie Ihre PIN erneut ein und drücken Sie dann #, um sie zu bestätigen.

      • Wenn die neue PIN akzeptiert wird, werden Sie aufgefordert, Ihre IVR-ID plus # erneut einzugeben und dann Ihre neue PIN plus # einzugeben.

      • Geben Sie Ihre IVR-ID und dann # ein.

      • Geben Sie dann Ihre neue PIN und dann # ein.

  4. Wählen Sie eine Option:

    • Drücken Sie 1, um einen neuen Auftrag anzunehmen (Drücken Sie 1 zum Annehmen, drücken Sie 3 zum Überspringen).

    • Drücken Sie 2, um eine genehmigte Pause zu machen.

    • Drücken Sie 3, um sich für den Tag abzumelden.

    • Drücken Sie 4, um sich selbst zu entsenden (besondere Genehmigung erforderlich).

    • Drücken Sie 5, um eine Mini-Aufgabe aufzuzeichnen.

Ändern des Status eines Transportauftrags in „In Bearbeitung“

  1. Wählen Sie die Nummer des IVR-Systems.

  2. Geben Sie Ihre IVR-ID-Nummer ein und drücken Sie dann #.

  3. (Wenn Sie dazu aufgefordert werden) Geben Sie Ihre PIN ein und drücken Sie dann #.

    • Wenn Ihre PIN abgelaufen ist, befolgen Sie die Anweisungen, um sie zu ändern.

  4. Drücken Sie 1, um den Auftragsstatus in „In Bearbeitung“ zu ändern.

Auftragsdetails überprüfen

  1. Wählen Sie die IVR-Systemnummer.

  2. Geben Sie Ihre IVR-ID-Nummer ein und drücken Sie dann #.

  3. (Wenn Sie dazu aufgefordert werden) Geben Sie Ihre PIN ein und drücken Sie dann #.

    • Wenn Ihre PIN abgelaufen ist, befolgen Sie die Anweisungen, um sie zu ändern.

  4. Drücken Sie 8, um die Auftragsdetails zu überprüfen.

Stornieren eines Transportauftrags

  1. Wählen Sie die IVR-Systemnummer.

  2. Geben Sie Ihre IVR-ID-Nummer ein und drücken Sie dann #.

  3. (Wenn Sie dazu aufgefordert werden) Geben Sie Ihre PIN ein und drücken Sie dann #.

    • Wenn Ihre PIN abgelaufen ist, befolgen Sie die Anweisungen, um sie zu ändern.

  4. Drücken Sie 4, um den Auftrag zu stornieren.

    • Wenn Sie dazu aufgefordert werden, geben Sie den Grundcode für die Stornierung ein.

  5. Es wird eine Bestätigungsnachricht mit dem Grundcode (falls zutreffend) ausgegeben.

  6. Wenn ein anderer Auftrag für Sie verfügbar ist, werden Informationen zu diesem Auftrag ausgegeben.

Transportauftrag neu planen

  1. Wählen Sie die Nummer des IVR-Systems.

  2. Geben Sie Ihre IVR-ID-Nummer ein und drücken Sie dann #.

  3. (Bei Aufforderung) Geben Sie Ihre PIN ein und drücken Sie dann #.

    • Wenn Ihre PIN abgelaufen ist, befolgen Sie die Anweisungen, um sie zu ändern.

  4. Drücken Sie 5, um den Auftrag neu zu planen.

    • Geben Sie die Anzahl der Minuten für die Neuplanung ein.

    • Geben Sie bei Aufforderung den Grund für die Neuplanung ein.

  5. Es wird eine Bestätigungsmeldung mit dem Grundcode (falls zutreffend) ausgegeben.

  6. Wenn ein anderer Auftrag für Sie verfügbar ist, werden Informationen zu diesem Auftrag ausgegeben.

Auftragsverschiebung

  1. Wählen Sie die IVR-Systemnummer.

  2. Geben Sie Ihre IVR-ID-Nummer ein und drücken Sie dann #.

  3. (Bei Aufforderung) Geben Sie Ihre PIN ein und drücken Sie dann #.

    • Wenn Ihre PIN abgelaufen ist, folgen Sie den Anweisungen, um sie zu ändern.

  4. Drücken Sie 3, um den Auftrag zu verzögern.

    • Geben Sie bei Aufforderung den Grund für die Verzögerung ein.

  5. Es wird eine Bestätigungsnachricht mit dem Grundcode (falls zutreffend) ausgegeben.

  6. Wenn ein anderer Auftrag für Sie verfügbar ist, werden Informationen zu diesem Auftrag ausgegeben.

Wiederaufnahme eines verzögerten Auftrags

  1. Wählen Sie die IVR-Systemnummer.

  2. Geben Sie Ihre IVR-ID-Nummer ein und drücken Sie dann #.

  3. (Wenn Sie dazu aufgefordert werden) Geben Sie Ihre PIN ein und drücken Sie dann #.

    • Wenn Ihre PIN abgelaufen ist, befolgen Sie die Anweisungen, um sie zu ändern.

  4. Drücken Sie 2, um den Auftrag fortzusetzen.

Unterstützung anfordern

  1. Wählen Sie die IVR-Systemnummer.

  2. Geben Sie Ihre IVR-ID-Nummer ein und drücken Sie dann #.

  3. (Wenn Sie dazu aufgefordert werden) Geben Sie Ihre PIN ein und drücken Sie dann #.

    • Wenn Ihre PIN abgelaufen ist, befolgen Sie die Anweisungen, um sie zu ändern.

  4. Drücken Sie 6, um Unterstützung anzufordern.

    1. Wenn Sie die Ansage „Unable to set the number of transporters“ hören, handelt es sich bei dem Auftrag um einen Sammeltransportauftrag. Sie können zwar Unterstützung für Einzeltransportaufträge anfordern, für Sammeltransportaufträge ist dies derzeit jedoch nicht möglich.

  5. Geben Sie die Gesamtzahl der benötigten Transportkräfte ein, einschließlich Ihrer eigenen, und drücken Sie dann die Taste #.

Sich von einem Auftrag abmelden

  1. Wählen Sie die Nummer des IVR-Systems.

  2. Geben Sie Ihre IVR-ID-Nummer ein und drücken Sie dann die Taste #.

  3. (Wenn Sie dazu aufgefordert werden) Geben Sie Ihre PIN ein und drücken Sie dann #.

    • Wenn Ihre PIN abgelaufen ist, befolgen Sie die Anweisungen, um sie zu ändern.

  4. Drücken Sie 7, um sich von dem Auftrag zu befreien.

Einen Patiententransportauftrag zu einem Hin- und Rücktransport machen

  1. Wählen Sie die IVR-Systemnummer.

  2. Geben Sie Ihre IVR-ID-Nummer ein und drücken Sie dann #.

  3. (Wenn Sie dazu aufgefordert werden) Geben Sie Ihre PIN ein und drücken Sie dann #.

    • Wenn Ihre PIN abgelaufen ist, befolgen Sie die Anweisungen, um sie zu ändern.
      ​

  4. Drücken Sie die 2, um den Auftrag zu einem Hin- und Rücktransport zu machen.

Beispiel: Chris Smith macht aus Auftrag 1000 einen Hin- und Rücktransport. Auftrag 1000 wird zu Auftrag 1000-1. Der Status von Auftrag 1000-1 ändert sich zu „Erledigt“ und Chris Smith wird zu Auftrag 1000-2 abgestellt. Wenn für Auftrag 1000-1 Unterstützung angefordert wurde, werden alle unterstützenden Fahrer zu Auftrag 1000-2 geschickt.

Erstellen einer Aufgabe zur Rückgabe von Ausrüstung

  1. Wählen Sie die Nummer des IVR-Systems.

  2. Geben Sie Ihre IVR-ID-Nummer ein und drücken Sie dann #.

  3. (Wenn Sie dazu aufgefordert werden) Geben Sie Ihre PIN ein und drücken Sie dann #.

    • Wenn Ihre PIN abgelaufen ist, befolgen Sie die Anweisungen, um sie zu ändern.

  4. Drücken Sie 2.

Starten einer Aufgabe zur Rückgabe von Ausrüstung

  1. Wählen Sie die IVR-Systemnummer.

  2. Geben Sie Ihre IVR-ID-Nummer ein und drücken Sie dann #.

  3. (Wenn Sie dazu aufgefordert werden) Geben Sie Ihre PIN ein und drücken Sie dann #.

    • Wenn Ihre PIN abgelaufen ist, befolgen Sie die Anweisungen, um sie zu ändern.

  4. Drücken Sie 9, um die Rückgabe der Ausrüstung zu starten.

  5. Wählen Sie aus, ob Sie die Ausrüstung an den Ursprungsort oder an einen anderen Ort zurückgeben.

    • Wenn es sich um einen anderen Ort handelt, geben Sie die IVR-ID des Ortes ein und drücken Sie dann #.

Eine Mittagspause oder eine Pause einlegen

  1. Wählen Sie die Nummer des IVR-Systems.

  2. Geben Sie Ihre IVR-ID-Nummer ein und drücken Sie dann #.

  3. (Wenn Sie dazu aufgefordert werden) Geben Sie Ihre PIN ein und drücken Sie dann #.

    • Wenn Ihre PIN abgelaufen ist, befolgen Sie die Anweisungen, um sie zu ändern.

  4. Drücken Sie 2, um eine Mittagspause oder Pause einzulegen.

    • Wenn noch Transportaufträge ausstehen, wählen Sie aus, ob Sie die Pause jetzt oder später einlegen möchten:

      • Drücken Sie 2, um die Pause jetzt einzulegen.

      • Drücken Sie 1, um bis später zu warten.

    • Wählen Sie die Art der Pause:

      • Drücken Sie 1 für eine Mittagspause.

      • Drücken Sie 2 für eine geplante Pause.

      • Drücken Sie 3 für eine ungeplante Pause (geben Sie nach dem Signalton den Grund an).

Sich selbst für einen bestimmten Transportauftrag einteilen

  1. Wählen Sie die Nummer des IVR-Systems.

  2. Geben Sie Ihre IVR-ID-Nummer ein und drücken Sie dann #.

  3. (Wenn Sie dazu aufgefordert werden) Geben Sie Ihre PIN ein und drücken Sie dann #.

    • Wenn Ihre PIN abgelaufen ist, befolgen Sie die Anweisungen, um sie zu ändern.

  4. Drücken Sie 4, um sich selbst für einen bestimmten Auftrag zu entsenden.

  5. Geben Sie die Auftragsidentifikationsnummer ein und drücken Sie dann #.

  6. Das System bestimmt, ob Sie für den von Ihnen eingegebenen Auftrag entsendet werden können.

  7. Sie werden für den Auftrag entsendet, wenn er verfügbar ist.

  8. Wenn der Transportauftrag nicht verfügbar ist, hören Sie eine Nachricht, die angibt, warum Sie nicht für den Auftrag entsendet werden können.

Verfolgung einer Mini-Aufgabe

  1. Wählen Sie die IVR-Systemnummer.

  2. Geben Sie Ihre IVR-ID-Nummer ein und drücken Sie dann #.

  3. (Wenn Sie dazu aufgefordert werden) Geben Sie Ihre PIN ein und drücken Sie dann #.

    • Wenn Ihre PIN abgelaufen ist, befolgen Sie die Anweisungen, um sie zu ändern.

  4. Drücken Sie 5, um eine Mini-Aufgabe zu verfolgen.

  5. Geben Sie den IVR-Identifikationscode der Mini-Aufgabe ein und drücken Sie dann #.

  6. Sie hören eine Bestätigungsnachricht.

  7. Eine Mini-Aufgabe wird erstellt. Der Status des Transportunternehmens wird zu Mini-Aufgabe.

Sich für den Tag von der Arbeit abmelden

  1. Wählen Sie die Nummer des IVR-Systems.

  2. Geben Sie Ihre IVR-ID-Nummer ein und drücken Sie dann #.

  3. (Wenn Sie dazu aufgefordert werden) Geben Sie Ihre PIN ein und drücken Sie dann #.

    • Wenn Ihre PIN abgelaufen ist, befolgen Sie die Anweisungen, um sie zu ändern.

  4. Drücken Sie 7, um sich für den Tag von der Arbeit abzumelden.

IVR-Anweisungen für Transportleiter

Transportleiter mit den entsprechenden Berechtigungen können das IVR-System (Interactive Voice Response) der Capacity IQ®-Transportanwendung verwenden, um Aufgaben wie das Anhören von transportbezogenen Statistiken und das Aktualisieren der Priorität von Transportaufträgen auszuführen. Transportleiter können auch Aufgaben ausführen, die von Fahrern (z. B. das Verzögern eines Transportauftrags) und Anforderern (z. B. Anfragen zu einem Patiententransportauftrag) ausgeführt werden. Außerdem können Supervisoren mit den entsprechenden Berechtigungen IVR-Wartungsaufgaben durchführen (z. B. VOX-Dateien aufzeichnen).

Wo Sie diese Funktion finden: Capacity IQ® Transport

Wie IVR-Anweisungen für Transport-Supervisoren funktionieren

Funktionalität

  • Transport-Supervisoren können das IVR-System verwenden, um je nach Berechtigung verschiedene Aufgaben durchzuführen.

  • Der Administrator konfiguriert Einstellungen, die den für die Anmeldung verwendeten IVR-ID-Code bestimmen.

  • Wenn Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, können Sie Aufgaben als Anforderer, Transporteur und Wartungsaufgaben ausführen.

  • Um auf das Supervisor-Menü zuzugreifen, benötigen Sie die Berechtigung „Supervisor-Workflow“, „Angebot von Managementstatistiken über Mitarbeiter usw.“. Berechtigungen zum Heraufstufen der Priorität eines Transportauftrags und zum Abfragen eines Transportauftrags können individuell erteilt werden.

  • Transporter-, Zonen- und Abschnittsstatistiken werden als eine Art Echtzeit-Schlüsselindikator (RTKI) bezeichnet.

    • Die Statistiken umfassen sowohl Patiententransport- als auch Materialtransportaufträge.

  • Sie können eine höhere Priorität für einen bestehenden Transportauftrag festlegen, der sich derzeit in einem der folgenden Status befindet:

    • Ausstehend

    • Abgefertigt/Unterstützung

    • In Bearbeitung/Unterstützung

    • Hinweis: Um auf 0 hochzustufen, müssen Sie über die Berechtigung „Prioritäts-0-Upgrades“ verfügen.

  • Wenn Sie über die Berechtigung „Anfragemenü – Anfragen zu aktuellen Aufträgen und Patienten“ verfügen, können Sie den Status eines Transportauftrags abfragen.
    ​

Arbeitsabläufe

Anmelden:

  1. Wählen Sie die Telefonnummer für das IVR-System.

  2. Sie werden in einer Meldung aufgefordert, Ihre IVR-ID einzugeben.

  3. Geben Sie Ihren numerischen IVR-ID-Code ein und drücken Sie dann die #-Taste.

  4. Wenn Ihre Mitgliedschaft mehrere Standorte umfasst, werden Sie in einer Meldung aufgefordert, den Identifikationscode für den Standort einzugeben, mit dem Sie arbeiten (Standort-ID).

  5. Geben Sie bei Aufforderung Ihre PIN ein und drücken Sie dann die #-Taste.

    • Hinweis: Wenn Ihre PIN abgelaufen ist, werden Sie in einer Meldung aufgefordert, sie zu ändern, und es wird die erforderliche Mindestlänge für Ihre neue PIN angegeben. Geben Sie eine neue PIN ein und drücken Sie dann #. Geben Sie Ihre PIN erneut ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden, und drücken Sie dann #, um sie zu bestätigen. Wenn die neue PIN akzeptiert wird, werden Sie aufgefordert, Ihre IVR-ID plus # erneut einzugeben und dann Ihre neue PIN plus # einzugeben.

  6. Geben Sie bei Aufforderung die IVR-ID für den Campus ein, mit dem Sie arbeiten, und drücken Sie dann #.

    • Hinweis: Wenn Sie eine variable Mitgliedschaft haben, werden Sie aufgefordert, sich auf einem Computer bei Capacity IQ® anzumelden und auf Capacity IQ® Transport zuzugreifen, um Ihre Mitgliedschaft auszuwählen. Wenn Sie eine variable Aufgabe haben, wählen Sie nach der Auswahl einer Mitgliedschaft die Ihnen zugewiesenen Zonen und Abschnitte aus.

Menüauswahl:

Nach der Anmeldung werden Sie aufgefordert, ein Menü basierend auf Ihren Berechtigungen auszuwählen:

  • Antragsteller: Drücken Sie 1

  • Supervisor: Drücken Sie 2

  • Transporter: Drücken Sie 3

  • Wartung: Drücken Sie 4

Auswahl des Supervisor-Menüs:

  1. Melden Sie sich an.

  2. Drücken Sie im Hauptmenü auf 2.

    • Wenn Ihre Mitgliedschaft mehrere Standorte umfasst, werden Sie aufgefordert, einen IVR-ID-Code für den Standort einzugeben.

  3. Wenn Sie zur Eingabe eines Campus-ID-Codes aufgefordert werden, geben Sie den entsprechenden IVR-ID-Code für den Campus ein und drücken Sie dann auf #.

Transporterstatistiken anhören:

  1. Wählen Sie das Supervisor-Menü aus.

  2. Drücken Sie im Supervisor-Menü die Taste 1.

  3. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    • Um Statistiken für alle Transporter zu hören, deren Basiseinheiten zu Ihrer Mitgliedschaft gehören, drücken Sie die Taste 1.

      • Sie hören die Anzahl der Transporter in jedem Mitarbeiterstatus.

    • Um Statistiken für einen bestimmten Transporter zu hören, dessen Basiseinheit zu Ihrer Mitgliedschaft gehört, drücken Sie die Taste 2. Geben Sie den IVR-ID-Code des Transporters ein und drücken Sie dann die Taste #.

      • Sie hören die Anzahl der Aufträge, die heute an den jeweiligen Fahrer gesendet wurden. Um die Anzahl der Pausen zu hören, die der Fahrer heute gemacht hat, drücken Sie 2.

Abteilungsstatistiken anhören:

  1. Wählen Sie das Supervisor-Menü aus.

  2. Drücken Sie im Supervisor-Menü die Taste 4.

  3. Sie hören Folgendes:

    • Anzahl der Transportaufträge in jedem Status, die einen Ursprung und/oder ein Ziel innerhalb Ihrer Mitgliedschaft haben (abgeschlossene, stornierte, terminierte, ausstehende, versendete und in Bearbeitung befindliche Transportaufträge).

    • Durchschnittliche Zeit von der Anfrage eines Transportauftrags bis zum Status „In Bearbeitung“

    • Durchschnittliche Antwortzeit der letzten Stunde

    • Durchschnittliche Dauer der abgeschlossenen Fahrten für heute

  4. Führen Sie nach dem Anhören der Statistiken eine der folgenden Aktionen aus:

    • Um die Statistiken erneut anzuhören, drücken Sie 1.

    • Um zum Supervisor-Menü zurückzukehren, drücken Sie 2.

Anhören von Zonenstatistiken:

  1. Wählen Sie das Supervisor-Menü aus.

  2. Drücken Sie im Supervisor-Menü die Taste 5.

  3. Geben Sie die IVR-ID-Nummer der entsprechenden Zone ein und drücken Sie dann #.

  4. Für die ausgewählte Zone hören Sie Folgendes:

    • Anzahl der Transportaufträge in jedem Status, die einen Ursprung und/oder ein Ziel innerhalb Ihrer Mitgliedschaft haben (abgeschlossene, stornierte, terminierte, ausstehende, versendete und in Bearbeitung befindliche Transportaufträge).

    • Durchschnittliche Zeit von der Transportauftragsanfrage bis zum Status „In Bearbeitung“.

    • Durchschnittliche Reaktionszeit für die letzte Stunde.

    • Durchschnittliche Dauer der abgeschlossenen Fahrten für heute.

  5. Führen Sie nach dem Anhören der Statistiken eine der folgenden Aktionen aus:

    • Um sich die Statistiken erneut anzuhören, drücken Sie die 1.

    • Um zum Supervisor-Menü zurückzukehren, drücken Sie die 2.

    • Um den Anruf zu beenden, drücken Sie die #.

Abschnittsstatistiken anhören:

  1. Greifen Sie auf das Supervisor-Menü zu.

  2. Drücken Sie im Supervisor-Menü die 6.

  3. Geben Sie die IVR-ID-Nummer des entsprechenden Abschnitts ein und drücken Sie dann die #.

  4. Sie hören für den ausgewählten Abschnitt Folgendes:

    • Anzahl der Transportaufträge in jedem Status, die einen Ursprung und/oder ein Ziel innerhalb Ihrer Mitgliedschaft haben (abgeschlossene, stornierte, geplante, ausstehende, zugewiesene und laufende Transportaufträge).

    • Durchschnittliche Zeit von der Transportauftragsanfrage bis zum Status „In Bearbeitung“.

    • Durchschnittliche Reaktionszeit für die letzte Stunde.

    • Durchschnittliche Dauer der abgeschlossenen Fahrten für heute.

  5. Führen Sie nach dem Anhören der Statistiken eine der folgenden Aktionen aus:

    • Um die Statistiken erneut anzuhören, drücken Sie 1.

    • Um zum Supervisor-Menü zurückzukehren, drücken Sie 2.

    • Um den Anruf zu beenden, drücken Sie #.

Priorität eines Transportauftrags erhöhen:

  1. Wählen Sie das Supervisor-Menü aus.

  2. Drücken Sie im Supervisor-Menü 2.

  3. Wenn Sie zur Eingabe einer Bestätigungsnummer aufgefordert werden, geben Sie die Identifikationsnummer des Transportauftrags ein und drücken Sie dann #.

  4. Geben Sie eine Zahl zwischen 0 und 9 als neue Priorität für den Auftrag ein.

    • Hinweis: Die höchste Priorität ist 0. Die niedrigste ist 9. Eine Priorität von 0 bedeutet, dass ein Auftrag äußerst wichtig oder dringend ist. Eine Priorität von 9 bedeutet, dass er weniger wichtig ist als alle anderen Aufträge.

  5. Die von Ihnen eingegebene Priorität wird abgespielt. Das Supervisor-Menü wird abgespielt.

  6. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    • Wählen Sie eine andere Option im Supervisor-Menü aus.

    • Drücken Sie #, um den Anruf zu beenden.

Transportauftrag abfragen (besondere Berechtigung erforderlich):

  1. Wählen Sie das Supervisor-Menü aus.

  2. Drücken Sie im Supervisor-Menü die Taste 3.

  3. Wenn Sie zur Eingabe einer Bestätigungsnummer aufgefordert werden, geben Sie die Identifikationsnummer des Transportauftrags ein und drücken Sie dann #.

    • Der aktuelle Status des Auftrags mit dem Zeitpunkt, zu dem der Status in Kraft getreten ist, wird angezeigt.

  4. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    • Um Details zum Auftrag zu hören, drücken Sie 1.

    • Um den Auftrag neu zu planen (nur wenn Sie der ursprüngliche Transporteur des Auftrags sind und über die erforderlichen Berechtigungen verfügen), drücken Sie 2.

    • Um den Auftrag zu stornieren (nur verfügbar, wenn der Auftrag den Status „Ausstehend“ hat und Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen), drücken Sie die 3.

    • Um Informationen zu einem anderen Auftrag zu erhalten, drücken Sie die 4.

    • Um den Anruf zu beenden, drücken Sie die #.

Abmelden:

Um sich vom Sprachdialogsystem abzumelden, melden Sie sich auf einem Computer bei Capacity IQ® an und melden sich dann sofort wieder ab.

IVR-Wartungsanweisungen für die Capacity IQ® EVS-Anwendung

Diese Anweisungen richten sich an Benutzer mit der Berechtigung „Wartungs-Workflow“ in der Capacity IQ® EVS-Anwendung. Mit dieser Funktion können Benutzer IVR-Wartungsaufgaben durchführen, wie z. B. das Anhören und Aufzeichnen von VOX-Dateien. Sie wird verwendet, wenn eine Wartung von IVR-Sprachdateien erforderlich ist.

So finden Sie diese Funktion: Rufen Sie das IVR-Wartungsmenü in der Capacity IQ® EVS-Anwendung auf.

So funktioniert die IVR-Wartung

Funktionalität

Benutzer mit der Berechtigung „Wartungs-Workflow“ können auf das IVR-Wartungsmenü zugreifen, um Aufgaben wie das Anhören und Aufzeichnen von VOX-Dateien auszuführen. Berechtigungen zum Aufzeichnen und Anhören von Sprachdateien können individuell erteilt werden.

Workflows

Zugriff auf das Wartungsmenü

  1. Melden Sie sich beim IVR-System an.

  2. Drücken Sie 4, um das Wartungsmenü auszuwählen.

  3. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:

    • Um eine Sprachdatei anzuhören, drücken Sie 4.

    • Um eine Sprachdatei anhand ihrer Nummer aufzunehmen, drücken Sie 5.

    • Um zum Hauptmenü zurückzukehren, drücken Sie *.

    • Um den Anruf zu beenden, drücken Sie #.

Abmelden

So melden Sie sich vom IVR ab:

  1. Melden Sie sich auf einem Computer bei der Capacity IQ® EVS-Anwendung an.

  2. Melden Sie sich sofort wieder ab.

IVR-Wartungsanweisungen für die Capacity IQ®-Transportanwendung

Wenn Sie über die Berechtigung „Wartungs-Workflow, Verantwortlich für Wartungsfunktionen“ für die Capacity IQ®-Transportanwendung verfügen, können Sie IVR-Wartungsaufgaben durchführen, wie z. B. das Anhören und Aufzeichnen von VOX-Dateien. Mit dieser Berechtigung erhalten Sie Zugriff auf das IVR-Wartungsmenü. Berechtigungen für die Gerätewartung und das Aufzeichnen und Anhören von Sprachdateien können individuell erteilt werden. Sie können die Berechtigung für einige oder alle dieser Aufgaben haben.
​

Wo Sie diese Funktion finden:

Diese Funktion ist über das IVR-Wartungsmenü in der Capacity IQ® Transport-Anwendung zugänglich.

So funktioniert die IVR-Wartung

Funktionalität

  • Das IVR-Wartungsmenü ermöglicht Benutzern die Durchführung verschiedener Wartungsaufgaben, darunter das Deaktivieren oder Ändern von Paging-Geräten, die Pflege von Patienten-Sprachdateien (VOX-Dateien), das Anhören von Sprachdateien und das Aufzeichnen von Sprachdateien nach Nummer.

  • Sie können das verwendete Paging-Gerät deaktivieren (z. B. wenn Sie den Arbeitsplatz verlassen) oder das verwendete Gerät ändern.

  • Sie können Sprachdateien für Entitäten wie Campus, Standorte, Zonen oder Abschnitte aufzeichnen.

  • Um eine Sprachdatei aufzuzeichnen, müssen Sie den Sprachdateitypcode für den Entitätstyp sowie den IVR-ID-Code der Entität kennen.

    • Die IVR-ID-Codes für jede Entität werden in der Komponente „Admin > Einstellungen > Kapazitätsverwaltung“ konfiguriert.

  • Sprachdateien für Pausengründe und Patienten haben keine Dateityp-Codes.

  • Um auf eine Sprachdatei (VOX-Datei) zugreifen zu können, damit Sie sie anhören können, müssen Sie den Sprachdateityp-Code für den Entitätstyp sowie den IVR-ID-Code der Entität kennen.

    • Die IVR-ID-Codes für jede Entität werden in der Komponente „Admin > Einstellungen > Kapazitätsverwaltung“ konfiguriert.

      • Wenn Sie beispielsweise eine Sprachdatei für einen Campus mit dem IVR-ID-Code 1111 anhören möchten, müssen Sie 110 (den Sprachdateitypcode für den Campus) und 1111 (den IVR-ID-Code für den spezifischen Campus) eingeben.

  • Wenn Sie die Berechtigung haben, IVR-Sprachdateien (VOX-Dateien) im Zusammenhang mit der Capacity IQ® Transport-Anwendung anzuhören oder aufzuzeichnen, müssen Sie die folgenden Sprachdateityp-Codes kennen.

    • Sie werden aufgefordert, diese einzugeben, wenn Sie IVR-Sprachdateien für Capacity IQ® Transport aufnehmen oder anhören.

    • Jeder Sprachdateityp (z. B. Campus, Mitarbeiter, Elementtyp oder Abschnitt) hat einen anderen Dateityp-Code.

Sprachdateityp-Codes

Dateityp-Codes:

  • 1: Standorte

  • 2: Mitarbeiter

  • 3: Transport

Spezifische Dateityp-Codes:

  • Campus: 110

  • Mitarbeiter: 200

  • Isolationstyp: 310

  • Art des Objekts: 320

  • Ort: 120

  • Mini-Aufgabe: 330

  • Reisemodus: 340

  • Gründungscode: 350

  • Abschnitt: 140

  • Reisebedarf: 370

  • Zone: 130

Arbeitsabläufe

Anmelden und das Wartungsmenü auswählen:

  1. Melden Sie sich als Transportleiter an.

  2. Drücken Sie 4, um das Wartungsmenü auszuwählen.

  3. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:

    • Ihr Paging-Gerät deaktivieren oder ändern (Gerätewartung): Drücken Sie 1

    • Transportaufträge abfragen: Drücken Sie 2

    • Patienten-Sprachdateien (VOX-Dateien) verwalten: Drücken Sie 3

    • Sprachdateien anhören: Drücken Sie 4

    • Sprachdateien nach Nummer aufzeichnen: Drücken Sie 5

So führen Sie die Gerätewartung durch:

  1. Melden Sie sich an und wählen Sie das Wartungsmenü aus

  2. Drücken Sie 1.

  3. Folgen Sie den Anweisungen, die auf Ihrer Mitgliedschaft, Zone und dem Zuweisungstyp basieren.

    1. Deaktivieren Sie Ihr Paging-Gerät: Drücken Sie 1

    2. Ändern Sie Ihre Zuweisung nach der Deaktivierung Ihres Paging-Geräts (Zonen und Abschnitte):

      1. Um Ihre aktuelle Zuweisung beizubehalten, drücken Sie 1.

      2. Um Ihre Zuweisung zu ändern, drücken Sie 2.

      3. Geben Sie die IVR-ID-Codes für Abschnitt und Zone ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

    3. Geben Sie Ihre Geräte-ID-Nummer ein (wenn Sie ein variables Gerät haben): Geben Sie den IVR-ID-Code für das Gerät ein und drücken Sie #.

      1. Sie können nur einen IVR-ID-Code für ein Gerät eingeben, das derzeit NICHT verwendet wird. Wenn Sie ein Vocera-Paging-Gerät verwenden, muss Ihrem Benutzerprofil eine Vocera-Benutzer-ID zugewiesen sein. Andernfalls können Sie die IVR-ID des Vocera-Geräts nicht eingeben. Wenn Sie eine Meldung hören, dass Sie keine Vocera-Benutzer-ID haben, wenden Sie sich an Ihren Administrator.

    4. Geräte ändern: Drücken Sie 2 und befolgen Sie die Anweisungen für Zuweisungsänderungen.

    5. Ihre Mitgliedschaft auf der Benutzeroberfläche einrichten oder aktivieren:

      1. Melden Sie sich auf einem Computer bei Capacity IQ® an.

      2. Rufen Sie die Capacity IQ®-Transportanwendung auf, um Ihre Mitgliedschaft und die zugewiesenen Zonen und Abschnitte auszuwählen.

Pflegen von Patient-Voice-Dateien (VOX-Dateien)

  1. Melden Sie sich an und wählen Sie das Menü „Wartung“ aus. (Siehe Anweisungen)

  2. Drücken Sie im Menü „Wartung“ auf 3.

  3. Geben Sie die Patientenidentifikationsnummer oder den Namen ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

  4. Folgen Sie den Anweisungen, um den Patientennamen aufzuzeichnen, anzuhören oder erneut aufzuzeichnen.

  5. Drücken Sie #, um den Anruf zu beenden.

Aufzeichnen von Sprachdateien (VOX-Dateien)

  1. Melden Sie sich an und wählen Sie das Menü „Wartung“ aus.

  2. Drücken Sie im Menü „Wartung“ auf 5.

  3. Nachdem die Sprachdatei für die Entität aufgezeichnet wurde, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    • Um zu akzeptieren, drücken Sie 1 und dann #. Sie werden aufgefordert, einen weiteren Dateitypcode und IVR-ID-Code einzugeben. Um weitere Sprachdateien aufzuzeichnen, wiederholen Sie die Schritte 3 und 4.

    • Um die aufgezeichnete Sprachdatei anzuhören, drücken Sie 2 und dann #.

    • Um die Sprachdatei erneut aufzuzeichnen, drücken Sie 3 und dann #.

    • Um den Anruf zu beenden, drücken Sie #.

Sprachdateien (VOX-Dateien) anhören

  1. Melden Sie sich an und wählen Sie das Menü „Wartung“ aus.

  2. Drücken Sie im Menü „Wartung“ die Taste 4.

  3. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    • Um die Sprachdatei einer anderen Entität anzuhören, wiederholen Sie Schritt 3.

    • Um den Anruf zu beenden, drücken Sie #.

Abmelden

Um sich vom Sprachdialogsystem abzumelden, melden Sie sich auf einem Computer bei Capacity IQ® an und melden sich dann sofort wieder ab.

Rücksendungsaufträge können nicht über das Sprachdialogsystem angenommen werden

Wenn Transporteure Rücksendungsaufträge nicht annehmen können, liegt dies daran, dass die Berechtigung „Rücksendungen“ in Capacity IQ® Transport des Benutzers nicht aktiviert ist.

So überprüfen Sie den Status der Berechtigung für Rücksendungen

  1. Gehen Sie zu „Admin Tool“, „User Management“ und suchen Sie nach dem betroffenen Benutzer. Klicken Sie auf das Benutzerprofil.

  2. Notieren Sie sich im Benutzerprofil den Namen der Rolle, die der Benutzer innehat.

  3. Gehen Sie zu „Admin Tool“, „User Management“ und dann zu „Role Management“. Notieren Sie sich die Gruppen, die in der Rolle des Benutzers enthalten sind.

  4. Gehen Sie als Nächstes zu „Admin Tool“, „User Management“ und dann zu „Group Management“. Wählen Sie die Gruppe aus, die unter der Rolle des Benutzers angezeigt wird.

  5. Notieren Sie sich unter der Überschrift „IVR Controls“ den Status der Berechtigung „Round Trips“. Wenn diese deaktiviert ist, kann der Benutzer keine Round-Trip-Aufträge annehmen, da er bereits über die Berechtigung „Transporter Workflow“ unter der Überschrift „TransportTracking Functions“ verfügt.

Konfigurieren der IVR-Einstellungen der Capacity IQ® Transport-Anwendung

Sie können Einstellungen für das Interactive Voice Response (IVR)-System und die Capacity IQ® Transport-Anwendung konfigurieren, um verschiedene Funktionen wie Patientenidentifikation, Bestätigungsmeldungen, Antwortzeiten, Auftragsabschluss und VOX-Dateianforderungen zu verwalten.

Wo Sie diese Funktion finden: Diese Funktion ist über „Admin > Einstellungen > Kapazitätsverwaltung“ in der Capacity IQ® Transport-Anwendung zugänglich.

Konfigurieren der IVR-Einstellungen der Capacity IQ® Transport-Anwendung

Funktionalität

  • Sie können Folgendes festlegen:

    • Ob Fahrer und Anforderer die Identifikationsnummern oder Namen von Patienten über die Telefontastatur eingeben.

    • Ob Patientennamen, Patientenkennnummern, sowohl Patientennamen als auch -kennnummern oder sowohl Patientennamen als auch Geburtsdaten in Bestätigungsmeldungen über das IVR vorgelesen werden.

    • Ob Anrufer durchschnittliche Antwortzeiten für Transportauftragsanfragen hören, wenn sie Anfragen oder Patientenanfragen eingeben.

    • Ob aktive Transportaufträge, die NICHT den Status „Ausstehend“, „Termin“, „Abgesagt“ oder „Abgeschlossen“ haben, nach einer bestimmten Anzahl von Minuten automatisch als abgeschlossen markiert werden und die damit verbundenen Mitarbeiter automatisch abgemeldet werden. (Diese Funktion ist hilfreich, wenn Mitarbeiter vergessen, anzugeben, dass ein Auftrag abgeschlossen ist.)

    • Ob Anfragesteller mit den entsprechenden Berechtigungen VOX-Dateien für Patienten erstellen müssen, die diese nicht haben.

Erforderliche Berechtigungen und Mitgliedschaften

  • Admin-Tool-Menüberechtigung

  • TransportTracking™ Campus-Einstellungen

  • Bearbeitungsrechte

  • Mitgliedschaftstyp „Alle“ mit aktivierten Verwaltungsrechten oder Mitgliedschaftstyp „Fest“ mit Campus-Mitgliedschaft und aktivierten Verwaltungsrechten für den Campus.

Arbeitsabläufe

IVR-Einstellungen konfigurieren:

  1. Rufen Sie den TransportTracking™-Abschnitt der Registerkarte „Globale Einstellungen“ auf.

  2. Führen Sie im Abschnitt „IVR-Einstellungen“ die folgenden Schritte aus:

    • Patient: Wählen Sie aus, ob Fahrer und Anforderer die Identifikationsnummern (ID-Nummern) oder die Namen der Patienten über die Telefontastatur eingeben sollen.

    • Patient Confirmation: Wählen Sie aus, ob den Transport- und Anforderungsbeauftragten die Namen der Patienten, die Identifikationsnummern (ID-Nummern), beides oder die Namen und Geburtsdaten der Patienten in Bestätigungsnachrichten über das IVR vorgelesen werden. Diese Auswahl wirkt sich auch auf Benachrichtigungen aus, die Benutzer abonniert haben, sowie auf die Seite nach dem Versand. Wenn Sie Name und Geburtsdatum auswählen, werden der Name und das Geburtsdatum des Patienten in Benachrichtigungen und auf der Seite nach dem Versand angezeigt. Wenn Sie eine andere Option auswählen, werden der Name und die ID-Nummer des Patienten in Benachrichtigungen und auf der Seite nach dem Versand angezeigt.

    • REQ-Antwortstatistiken: Wenn Anrufer die durchschnittlichen Antwortzeiten für Anfragen hören sollen, wenn eine Anfrage oder eine Patientenanfrage eingegeben wird, klicken Sie auf die graue Schaltfläche „Deaktiviert“. Die Schaltfläche wird zu einer grünen Schaltfläche „Aktiviert“. Wenn Anrufer die durchschnittlichen Antwortzeiten nicht hören sollen, klicken Sie auf „Aktiviert“. Wenn Sie auf „Deaktiviert“ klicken, hören Anrufer, die Anfragen eingeben, die durchschnittlichen Antwortzeiten für Anfragen mit derselben Priorität wie die von ihnen eingegebene. Anrufer, die Patientenanfragen für Patienten mit ausstehenden Transporten eingeben, hören die durchschnittlichen Antwortzeiten der letzten Stunde.

    • Automatische Abschlusszeit: Manchmal vergessen Fahrer, anzugeben, dass sie einen Transportauftrag abgeschlossen haben, bevor sie eine Pause oder Mittagspause machen oder den Tag beenden. Um zu verhindern, dass abgeschlossene Aufträge, die nicht als abgeschlossen markiert sind, als unvollständig angezeigt werden, können Sie eine automatische Abschlusszeit festlegen. Wenn ein Fahrer einem aktiven Auftrag zugewiesen ist, der nicht den Status „Ausstehend“, „Abgesendet“, „Abgebrochen“, „Abgeschlossen“ oder „Termin“ hat, und im Feld „Automatische Beendigung“ eine Anzahl von Minuten eingegeben wird, ändert sich der Status des Transportauftrags nach dieser Anzahl von Minuten in „Abgeschlossen“ und der Fahrer wird automatisch abgemeldet. Wenn sich der Status von Transportaufträgen nie automatisch in „Abgeschlossen“ ändern soll und Benutzer danach nicht automatisch abgemeldet werden sollen, geben Sie 0 ein. Wenn ein Transporteur zu einem Auftrag entsandt wurde, diesen aber nie in Angriff genommen hat, kann er nicht automatisch abgemeldet werden. Wenn ein Transporteur angemeldet ist, aber keinem Auftrag zugewiesen ist und in dem in der Master-Konfigurationseinstellung „Intervall für automatischen Abmeldevorgang (Sekunden)“ angegebenen Zeitraum keine Aktivität verzeichnet wurde, kann er automatisch abgemeldet werden.

    • Max. Anzahl der Job-Überprüfungen: Diese Einstellung hilft, eine übermäßige Wiedergabe von Jobdetails und Verzögerungen bei der Annahme eines Jobs zu verhindern. Die Einstellung „Max. Anzahl der Job-Überprüfungen“ gibt an, wie oft ein Transporter die Details eines Jobs auf dem IVR maximal anhören kann. Wenn der Transporter die Details öfter als diese Anzahl anhören möchte, gilt der Job als abgelehnt. Der Job wird in der RTKI-Statistik (Real-Time Key Indicator) als abgelehnter Job für den Transporter aufgeführt.

    • Erforderliche Patienten-VOX-Aufzeichnung: Wenn diese Einstellung aktiviert ist, werden Benutzer, die über die Berechtigungen „Anforderungs-Workflow“, „Benutzer kann Sprachdateien erstellen“ und „Benutzer kann Sprachdateien überprüfen“ verfügen, über das IVR aufgefordert, VOX-Dateien für Patienten zu erstellen, die noch nicht über diese verfügen.

  3. Klicken Sie auf „Speichern“.

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