Über Dispatch-Sätze
Die Anwendung Capacity IQ® Transport verwendet bestimmte Parameter, um zu bestimmen, wie Transportaufträge angemessen und effizient zugewiesen werden können.
Der Administrator kann für jeden dieser Parameter Werte eingeben, um ein Dispatch-Set zu erstellen.
Die Werte der Parameter innerhalb eines einzelnen Dispatch-Sets wirken zusammen, um die angemessene Zuweisung von Aufträgen zu bestimmen.
Für jeden Standort kann jeweils nur ein Dispatch-Set aktiviert werden.
Dispatch-Sets werden gespeichert und können später überprüft werden, wenn Fragen über die Zuweisung spezifischer Transport-Aufträge bestehen.
Wenn ein Transporteur einen Auftrag abschließt, wird allen verfügbaren Aufträgen, die sich innerhalb der dem Transporteur zugewiesenen Zonen und/oder Abschnitte befinden, ein Dispatch-Wert (DV) zugewiesen, der auf der Gewichtung und den im aktiven Dispatch-Set aufgeführten Werten basiert.
Anhand des aktuellen Standorts des Transporteurs (der in der Regel auf dem Zielort des zuvor abgeschlossenen Auftrags des Transporteurs basiert) weist das Capacity IQ®-System jedem anstehenden Auftrag in der Warteschlange einen Dispatch-Wert zu, der auf Kriterien wie dem aktuellen Standort des Mitarbeiters und den zurückgehaltenen Geräten basiert.
Im Folgenden sind die Parameter aufgeführt, die für die Zuweisung von Aufträgen verwendet werden. Klicken Sie auf den Text, um die detaillierten Informationen anzuzeigen.
Näherungsabgleichwerte (NAW)
Der Parameter Näherungsabgleichwerte ist einer der Parameter, die für die Zuweisung von Transportaufträgen verwendet werden.
Wenn dieser Parameter verwendet wird, wird bei der Zuweisung berücksichtigt, wie nah der aktuelle Standort des Transporteurs am Start eines Auftrags liegt.
Administratoren können jeder Art von Näherungsabgleich eine Gewichtung zuweisen, um anzugeben, wie wichtig jeder Näherungsabgleich für die Zuweisung eines Auftrags ist.
Wenn beispielsweise ein Patientenbegleiter gerade einen Transportauftrag in dem Zimmer abgeschlossen hat, in dem ein anderer Auftrag beginnen soll, dann befindet sich der Patientenbegleiter bereits an diesem Standort. Wenn die räumliche Nähe einen hohen Wert hat, würde diese Übereinstimmung zwischen dem Patientenbegleiter und dem Auftrag höchstwahrscheinlich eine höhere Bewertung erhalten. Der Patientenbegleiter, der sich bereits in dem Zimmer befindet, würde den Auftrag mit großer Wahrscheinlichkeit zugewiesen bekommen.
Wenn es keinen Auftrag gibt, der in dem Raum beginnt, in dem der Transporteur den vorherigen Auftrag abgeschlossen hat, aber es gibt einen Auftrag in der Zone, dann würde diese Übereinstimmung zwischen Transporteur und Auftrag eine höhere Bewertung erhalten als eine Übereinstimmung zwischen diesem Transporteur und anderen Aufträgen in anderen Bereichen, und der Transporteur würde den Auftrag höchstwahrscheinlich zugewiesen bekommen.
TransportTracking überprüft weiterhin die aktuellen Standorte der Transporteure anhand des Standorts, der Zone, der Einheit, des Bereichs, der Etage, des Gebäudes oder des Campus, von dem der Auftrag ausgeht, um sicherzustellen, dass der nächstgelegene verfügbare Transporteur dem Auftrag zugewiesen wird, wenn die Nähe ein wichtiger Faktor innerhalb des Dispatchesets ist.
Automatische Lokalisierung - Minuten nach Verfügbarkeit des Standorts
Der Administrator kann eine Einstellung konfigurieren, um automatisch zu ermitteln, wo sich ein Mitarbeiter innerhalb einer bestimmten Anzahl von Minuten nach Eingabe des Status "Verfügbar" aufhalten könnte.
Wenn sich ein Mitarbeiter beispielsweise an Standort B befindet, der Transportauftrag abgeschlossen ist und der Status des Mitarbeiters auf Verfügbar gesetzt wird, wie viele Minuten würde sich der Transporteur logischerweise noch an Standort B aufhalten, bevor er von diesem Standort abgemeldet wird, aber immer noch an diesem Standort ist? Wie viele Minuten würde sich der Transporteur dann an diesem Standort aufhalten, bevor er von diesem Standort abgemeldet wird und an diesem Standort ist? Der Systemadministrator gibt eine Anzahl von Minuten für Standort, Zone, Einheit, Abschnitt, Etage, Gebäude und Basisstandort ein. Diese Zahl wird verwendet, um den aktuellen Standort des Transporteurs zu bestimmen.
Wenn ein Auftrag den Status Geplant erhält und sein Startort in derselben Zone oder demselben Abschnitt liegt wie der aktuelle Standort eines Mitarbeiters, wird die Nähe des Standorts des Mitarbeiters zum Startort des Auftrags bei der Zuweisung des Auftrags positiv berücksichtigt.
Angenommen, ein Mitarbeiter hat einen Auftrag am Standort B abgeschlossen und ist dann in den Status "Verfügbar" übergegangen. Nach fünf Minuten wird der aktuelle Standort des Mitarbeiters auf die Zone aktualisiert, in der sich der Standort B befindet. Wenn ein anderer Auftrag in den Status "Geplant" übergeht, der Start des Auftrags in dieser Zone liegt und der Mitarbeiter für den Auftrag in Frage kommt, wird der Mitarbeiter über den Auftrag benachrichtigt (da davon ausgegangen wird, dass sich der Mitarbeiter derzeit in derselben Zone befindet wie der Start des Auftrags).
Gewichtete Auftragspriorität (GAP)
Jedem Standort wird eine Priorität als Ziel (Zielpriorität) und jedem Standort als Start (Herkunftspriorität) zugewiesen.
Für jeden Transportauftrag werden die Zielpriorität und die Herkunftspriorität verwendet, um die Gesamtpriorität des Auftrags zu bestimmen.
Der Auftrag erhält die höchste der beiden Prioritäten (in der Regel ist die Priorität umso höher, je niedriger die Prioritätsnummer ist. In der Regel ist eine Priorität 2 höher als eine Priorität 5).
Wenn z. B. der Standort des Auftrags eine Zielpriorität von 5 und der Herkunftsstandort eine Herkunftspriorität von 2 hat, erhält der Auftrag eine Priorität von 2.
Der Administrator kann für jede Priorität in einem Dispatch-Set einen Gewichtungswert festlegen.
Prioritäten mit höheren Gewichtswerten werden höher gewichtet als solche mit niedrigeren Gewichtswerten.
So könnte der Administrator der Priorität 5 eine Gewichtung von 7 geben, der Priorität 1 aber eine Gewichtung von 10.
Die Gewichtungen werden bei der Berechnung des Dispatch-Wertes (DV) eines Auftrags verwendet, um zu bestimmen, welche Transportaufträge als nächstes zugewiesen werden sollen.
Die Priorität eines Auftrags wird mit den Prioritäten anderer Aufträge gewichtet. Ein Transportauftrag mit der Priorität 1 (mit einer Gewichtung von 10) wird beispielsweise höher gewichtet als ein Auftrag mit der Priorität 5 (mit einer Gewichtung von 7).
Automatische Erhöhung der Auftragspriorität
Administratoren können einstellen, dass ein Auftrag, der sich länger als eine bestimmte Zeitspanne im Status auf "Ausstehend" befindet, automatisch auf eine höhere Priorität hochgestuft werden kann.
Diese Option zur automatischen Höherstufung von Prioritäten kann verhindern, dass weniger wichtige Aufträge zu lange warten müssen, wenn in der Warteschlange mehrere wichtigere Aufträge eingehen.
Der Administrator kann die Zeitspanne und die Priorität auswählen, auf die ein Auftrag nach dieser Zeitspanne hochgestuft wird.
Die wichtigste Ebene, die in dieser Situation festgelegt werden kann, ist 1. Nur Vorgesetzte mit besonderen Berechtigungen können einem Auftrag über die IVR eine Priorität von 0 zuweisen.
Beispiel - Die Priorität "5" hat einen gewichteten Wert von "2", aber die Priorität "3" hat einen gewichteten Wert von "8". Der Administrator hat angegeben, dass ein Auftrag der Priorität "5", der 60 Minuten lang keine Antwort erhalten hat, automatisch zu einem Auftrag der Priorität "3" werden soll, damit seine Wichtigkeit steigt und er nicht weiterhin unbeaufsichtigt bleibt. Wenn ein Auftrag der Priorität "5" 60 Minuten lang keine Antwort erhalten hat, wechselt dieser Auftrag automatisch zu einer Priorität "3".
Gerätebesitz-Matrix (EPM)
Patientenbegleiter benötigen möglicherweise Geräte wie einen Rollstuhl oder eine Trage, um einen Transportauftrag abzuschließen.
Möglicherweise verfügen sie bereits über diese Geräte aus dem früheren Transportauftrag, und auch die Patienten, die transportiert werden sollen, haben möglicherweise Geräte dabei.
Wenn der Geräteabgleich im aktiven Dispatch-Set aktiviert ist, müssen die Transporteure eine Option in der IVR eingeben, um anzugeben, welche Geräte sie bereits bei sich haben. Außerdem müssen die Anforderer immer angeben, welche Geräte für einen Auftrag benötigt werden. Wenn der Geräteabgleich aktiviert ist, müssen die Anforderer angeben, welche Geräte der Patient bereits hat.
Der Administrator kann jeder Kombination aus dem, was die Patientenbegleiter haben, und dem, was der Patient hat, und dem, was für die Anforderung benötigt wird, einen Wert zuweisen. Diese Werte stehen in der Gerätebesitz-Matrix (EPM). Es folgt ein Beispiel.
Beispiel für eine Gerätebesitz-Matrix (EPM)
Hinweise zum Beispiel
Alle Arten bedeutet, dass der Patientenbegleiter Zugang zu allen Arten von Geräten hat. Der Patientenbegleiter beginnt vielleicht eine Schicht oder beendet einen Transportauftrag in einem Gebiet, in dem alle Arten von Transportmitteln leicht zugänglich sind.
Die Kombination "Alle Arten" und "Patient hat Verkehrsmittel: Ja" hat einen niedrigen Wert. Die Kombination "Alle Arten" und "Unbekannt" hat dagegen einen hohen Wert. Wenn ein Transporteur für alle Anfragen ausgerüstet ist und ein Patient einen bestimmten Bedarf hat, ist es besser, diesen Transporteur einem anderen Patienten zuzuweisen, dessen Bedarf unbekannt ist. Es wäre besser, einen Patienten mit einem bestimmten Bedarf einem Transporteur zuzuordnen, der genau das benötigte Gerät hat.
Die Matrix versucht, die Transportart des Patienten mit den Codes für die Geräte abzugleichen, zu denen ein Patientenbegleiter Zugang hat oder die er besitzt.
Empfohlener Höchstwert für die Einstellung: 10.
Terminfaktor (AF)
Einige Transportaufträge werden im Voraus geplant und gelten als Termine. Andere Anfragen werden auf Abruf gestellt, d. h. die Anfrage wird zu dem Zeitpunkt gestellt, zu dem der Transport benötigt wird, und nicht im Voraus.
Um einem Auftrag, der als im Voraus geplanter Termin angelegt wurde, Vorrang vor einem Auftrag auf Abruf zu geben, kann der Administrator einen Terminfaktor festlegen.
Der Terminfaktor gewichtet einen Termin etwas höher als einen Abrufauftrag, der den gleichen Start und das gleiche Ziel hat.
Wenn Termine höher gewichtet werden sollen als Aufträge auf Abruf, kann der Administrator auf der Seite Dispatch-Sets>Set einen Terminfaktor eingeben.
Dieser Terminfaktor wird mit den gewichteten Auftragsprioritätswerten multipliziert, was zu einem höheren Dispatch-Wert führt.
Wenn der Terminfaktor nicht verwendet werden soll, sollte im Feld Terminfaktor die Zahl 1,0 erscheinen.
Wenn die gewichtete Priorität mit 1,0 multipliziert wird, ändert sich ihr Wert nicht und Termine und Aufträge auf Abruf werden beim Dispatching gleich behandelt.
Um einem vorgeplanten Termin eine höhere Priorität zu geben, geben Sie einen Wert von 1,1 bis 3,0 ein.
Der Terminfaktor wird nur für Patiententransport-Aufträge verwendet, nicht für Artikeltransport-Aufträge.
Wenn ein Patiententransportauftrag zunächst im Status "Ausstehend" war und dann in einen Termin geändert wurde, wird der Terminfaktor nicht auf diesen Auftrag angewendet.
Dispatch-Wert (DV)
Aus den im aktiven Dispatch-Set enthaltenen Werten wird für jeden Transportauftrag ein Dispatch-Wert (DV) berechnet, wenn ein Transporteur für einen Auftrag in Frage kommt. Zu diesem Zeitpunkt erhalten alle Transportanfragen, für die ein Mitarbeiter in Frage kommt, einen DV, wobei der Auftrag mit dem höchsten DV dem Mitarbeiter für seinen nächsten Auftrag angeboten wird.
Der angenommene aktuelle Standort des Patientenbegleiters bestimmt den Näherungsabgleichwert (NAW).
Die Priorität des Auftrags bestimmt den Wert für die Gewichtete Auftragspriorität (GAP).
Die von den Transporteuren angegebenen Geräte in Kombination mit den angeforderten Geräten bestimmen den Wert, der von der Gerätebesitz-Matrix (EPM) zugewiesen wird (wenn der Geräteabgleich als Teil des aktuellen aktiven Dispatches aktiviert ist).
Schließlich wird der Terminfaktor (AF) aus dem aktuellen aktiven Dispatch-Set angewandt, um die folgende Berechnung abzuschließen:
Dispatch-Wert (DV) = NAW + GBM (ODER Standard-GBM-Wert für Einzelaufträge) + (GAP * AF)
Aufträge mit dem Status "Assist" werden immer höher gewichtet als alle anderen Aufträge. Aufträge mit Priorität 0 werden niedriger gewichtet als Assist-Aufträge, aber höher als alle anderen Aufträge.
Um alle Nicht-Assist- und Nicht-Priorität-0-Jobs zu gewichten, nachdem die Näherungsabgleichswerte, die Gewichtete Auftragspriorität, die Gerätebesitz-Matrix und der Terminfaktor für jeden Auftrag festgelegt wurden, kann der Dispatch-Wert relativ zu einem Patientenbegleiter bestimmt werden. Für jeden Patientenbegleiter:
Der Näherungsabgleichwert wird auf der Grundlage des aktuellen Standorts des Patientenbegleiters und des Auftragsursprungs ermittelt.
Der Wert der gewichteten Auftragspriorität wird durch die Auftragspriorität bestimmt.
Die Gerätebesitz-Matrix (GBM) basiert auf den für den Auftrag benötigten Geräten und den Geräten, die der Patient bereits hat, gewichtet gegen die Geräte, die der Transporteur bereits hat (z. B. einen Rollstuhl).
Hinweise
Aufträge für Artikeltransporte haben keine Transportarten, daher ist der GBM-Wert für Aufträge für Artikeltransporte 0.
Patiententransport-Aufträge haben in der Regel einen GBM-Wert von 1 bis 10. Ein GBM-Wert von 0 für Artikeltransporte führt dazu, dass die Dispatch-Werte von Artikeltransport-Aufträgen durchweg niedriger sind als die von Patientenaufträgen.
Die Aufträge für Artikeltransporte werden den Patientenbegleitern daher nur angeboten, wenn keine Patientenaufträge in der Warteschlange stehen.
Wenn der Geräteabgleich in einem Dispatch-Set aktiviert ist, kann der Administrator einen Standardwert für die Gerätebesitz-Matrix (GBM) für Artikeltransport-Aufträge festlegen (z. B. 5). Der Standard-EPM-Wert für Artikeltransport-Aufträge trägt dazu bei, dass das Dispatching von Artikeltransport-Aufträgen und Patiententransporten angeglichen wird. In die Berechnung des Dispatch-Wertes für einen Artikel-Auftrag wird der Standard-EPM-Wert anstelle von 0 einbezogen.
Der Terminfaktor ist der Wert, den der Administrator festlegt, um das Gewicht eines Auftrags zu bestimmen, der als Termin begonnen hat.
Die folgende Berechnung wird durchgeführt: Dispatch-Wert = Prioritätsabgleichswert + Gerätebesitz-Matrix (ODER Standard-EPM-Wert für Item-Aufträge) + (Gewichtete Auftragspriorität x Terminfaktor).
Der Transportauftrag mit dem höchsten Dispatch-Wert wird als nächstes über das Interaktive Sprachantwortsystem (IVR) zur Annahme durch einen Patientenbegleiter aufgerufen.
Assist/Priorität 0 außerhalb der festen Zuweisung einbeziehen
Wenn die Einstellung Assistenz/Priorität 0 außerhalb fester Zuweisungen einbeziehen aktiviert ist, können Patientenbegleiter mit festen Zuweisungen für Assistenz- und Priorität-0-Transportaufträge berücksichtigt werden, die außerhalb der ihnen zugewiesenen Abschnitte und Zonen liegen. Dies kann hilfreich sein, wenn es Aufträge mit hoher Priorität und Aufträge gibt, die mehrere Patientenbegleiter in nicht exklusiven Abschnitten und Zonen erfordern, in denen nicht viele Patientenbegleiter derzeit zugewiesen sind.
Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, können Patientenbegleiter mit festen Aufträgen für diese Art von Aufträgen in anderen Abschnitten und Zonen berücksichtigt werden, so dass sie in diesen Situationen helfen können.
Wenn diese Einstellung aktiviert ist, werden alle Assistenz- und Prioritäts-0-Aufträge in die Dispatch-Logik einbezogen, wenn ein fest zugewiesener Transporteur für einen Auftrag in Frage kommt.
Zuordnungssätze und Dispatch-Monitoring
In der Anwendung Capacity IQ® Transport sind die Werte für den Näherungswert (NAW), die gewichtete Auftragspriorität (WJP), den Dispatch-Wert (DV) und die Gerätebesitz-Matrix (GBM) im Zuordnungsbildschirm zusammen mit allen anderen für einen einzelnen Mitarbeiter in Frage kommenden Transportaufträgen sichtbar.
So kann ein Vorgesetzter leichter feststellen, warum einem Mitarbeiter ein Auftrag angeboten wurde und nicht ein anderer.
Die Faktoren im aktuellen Dispatch-Set, die für jeden Auftrag zum Zeitpunkt der Zuweisung berechnet wurden, werden übersichtlich dargestellt.
Unterschiedliche Werte im Dispatch-Set führen zu unterschiedlichen Berechnungen der Dispatch-Werte für verfügbare Aufträge und damit zu einem möglicherweise unterschiedlichen Dispatch-Verhalten.
Je nach den gewünschten Ergebnissen können Administratoren verschiedene Dispatch-Sätze erstellen und aktivieren, um bestimmte Verhaltensweisen zu erreichen.
Beispielsweise kann ein Dispatch-Set für die Nacht-Transportgruppe erstellt und aktiviert werden, die nur wenige Aufträge und Mitarbeiter hat (für jeden Standort kann jeweils nur ein Dispatch-Set aktiviert werden). Bei wenigen Mitarbeitern, die eine geringe Anzahl von Transportaufträgen abdecken, spielt die Näherung möglicherweise keine große Rolle. In diesem Fall könnte das Dispatch-Set für die Nacht alle Näherungsabgleichswerte (NAW) gleich 1 haben. Dadurch würde das Gewicht der Näherung verringert, während die gewichtete Auftragspriorität (WJP) als stärkster Faktor verwendet würde. Kurz gesagt, das Dispatching würde ausschließlich auf der Priorität basieren, wobei die Näherung neutralisiert würde.